Версии шаблона: что происходит с документами после правки
Почему правка шаблона не меняет уже созданные документы, когда появляется новая версия и что версию не меняет.
Шаблон можно править, не боясь за уже созданные документы. Сервис сам хранит «версии» шаблона: версия это состояние шаблона (текст, стороны и поля) на определённый момент. Ничего включать не нужно: всё происходит при нажатии «Сохранить шаблон».
Как это работает
- У шаблона есть текущая версия. По ней сейчас создаются новые документы.
- При сохранении сервис проверяет, создавали ли вы документы по текущей версии.
- Если документы уже есть, прежний вариант шаблона сохраняется целиком, а ваши правки становятся новой версией. Старые документы остаются с прежним текстом.
- Если документов ещё не было, правки просто обновляют текущую версию. Пока вы дорабатываете шаблон и не создали по нему ни одного документа, лишних версий не появляется.
Что это значит на практике
- Старые документы не меняются. Договор, который вы создали вчера, останется с вчерашним текстом, даже если сегодня вы поправили пункт в шаблоне. Его можно открыть, скачать, распечатать и отправить. Контрагент, которому документ ушёл на подпись или на заполнение, увидит текст на момент создания документа.
- Новые документы создаются по новому тексту. Как только вы сохранили правки, документ по шаблону формируется уже с ними.
- Править можно сколько угодно. Каждый документ останется таким, каким вы его создали.
Примеры
- Шаблон ещё в работе. Вы набрали договор, сохранили, поправили сумму, сохранили, поправили срок. Документов по шаблону нет, поэтому это одна и та же версия.
- Шаблон уже в работе. По договору создано три документа. Вы изменили пункт об оплате и сохранили. Три прежних документа остаются со старым пунктом, четвёртый будет уже с новым.
- Пробный документ. Вы создали пробный документ, увидели опечатку и исправили её в шаблоне. Пробный документ остаётся с опечаткой, новые будут без неё.
Когда версия фиксируется
Версия фиксируется, когда по шаблону создан документ любым способом:
- обычное создание документа по шаблону;
- массовое создание документов;
- документ, который контрагент заполняет сам по ссылке;
- отправка документа по шаблону на подпись или на email.
Что версию не меняет
- Предпросмотр без создания документа.
- Название шаблона и папка. Переименование и перенос не создают версию.
- Копия шаблона. «Дублировать» создаёт самостоятельный шаблон со своей историей.
Что стоит знать
- В списке шаблонов и в редакторе вы видите только текущий шаблон. Старые версии нужны сервису, чтобы прежние документы оставались такими, какими вы их создали.
- Нужен документ по старому тексту: откройте уже созданный документ на странице «Документы». Новый документ всегда создаётся по текущему тексту.
- Перед крупной переделкой рабочего шаблона удобно сделать копию и править её: редактирование шаблона.