Сопоставление полей CRM и полей шаблона
Как один раз указать, какое поле карточки CRM подставлять в какую переменную шаблона: стороны, переменные, таблицы товаров и услуг.
Чтобы данные из CRM сами попадали в документ, DataDoc должен знать, какое поле карточки соответствует какой переменной шаблона. Например, «ФИО клиента» из карточки подставлять в переменную «ФИО» стороны «Клиент». Это и есть сопоставление.
Сопоставление делается один раз для каждого шаблона и сохраняется в шаблоне. В следующий раз при выборе этого шаблона данные подставятся сами. Сделать его можно самостоятельно или попросить менеджера DataDoc.
Когда появляется сопоставление
- При первом выборе шаблона в плагине: окно «Необходимо сопоставить стороны в шаблоне», кнопка «Сопоставить».
- В любой момент из формы документа: кнопка «Изменить сопоставление переменных и таблиц» вверху формы.
Этап 1. Выберите стороны
- Откроется экран «Сопоставление сторон» с подсказкой «Выберите стороны, которые будем заполнять из карточки сделки».
- Отметьте стороны шаблона, данные которых есть в CRM. Обычно это клиент. Сторону, которая заполняется вручную или по карточке вашей организации, можно не отмечать.
- Нажмите «Сопоставить переменные сторон».
Этап 2. Сопоставьте переменные
- Откроется экран «Сопоставьте переменные в шаблоне с полями из карточки сделки». Переменные сгруппированы по сторонам: «Сторона: …».
- Слева в колонке «Переменные в шаблоне» переменные шаблона. Справа, в колонке «Карточка сделки», для каждой выберите поле CRM в списке «Выберите из списка». Список с поиском: начните вводить название поля, и останутся только подходящие поля CRM, включая пользовательские.
- Если поля в CRM нет и переменную всегда будут вводить руками, выберите «Заполнить вручную».
- Переменную, которая в этом шаблоне из CRM не нужна, можно убрать кнопкой «Скрыть». Скрытые переменные собраны в блоке «Скрытые поля», вернуть их можно кнопкой «Вернуть».
- Нажмите «Сохранить». Напротив сопоставленной стороны появится отметка «Сопоставлено».
Совет. в списке полей CRM есть и ваши собственные (пользовательские) поля карточки. Если нужного поля нет, сначала заведите его в CRM и заполните в карточке.
Этап 3. Сопоставьте таблицы (если они есть в шаблоне)
- Если в шаблоне есть таблица товаров или услуг, на экране сторон нажмите «Сопоставить таблицы».
- Выберите таблицу шаблона. Если таблицы из CRM заполнять не нужно, нажмите «Пропустить».
- На экране «Таблица: …» для каждой колонки («Колонка в таблице») выберите поле товара или услуги из CRM. Ненужные колонки можно скрыть так же, как переменные.
- Нажмите «Далее».
Этап 4. Перейдите к заполнению
- Появится сообщение «Данные сопоставлены».
- Нажмите «Перейти к заполнению»: откроется форма документа, уже заполненная данными из карточки. Дальше всё как в статье документ из карточки CRM.
Какие поля CRM можно выбрать
Набор полей зависит от CRM и от того, что заполнено в карточке:
- YCLIENTS: запись (в том числе порядковый номер записи), клиент, сотрудник, компания, посетитель (ФИО, дата рождения, пол, дополнительный телефон или номер транспортного средства), товары и услуги записи: подробно. Чтобы записывать данные документа обратно в YCLIENTS, есть отдельная настройка «Поля YClients»: в ней доступны и стандартные поля клиента (фамилия, имя, отчество, телефон, email, дата рождения), а рядом с каждым полем видно его текущее значение из записи.
- amoCRM: сделка, контакт, компания, товары: подробно.
- Битрикс24: сделка, контакт, компания, реквизиты, адрес, товары: подробно.
- Aurumline: организация, клиент, документ (приём), оказанные услуги и курсы услуг: подробно.