Выгрузка подписей в Excel и архив подписанных PDF
Как сохранить список подписей в таблицу и как скачать до 100 подписанных документов ПЭП одним архивом.
Список документов на подписании можно сохранить в таблицу Excel, например чтобы посчитать, сколько договоров подписано за месяц. А подписанные документы с простой подписью (ПЭП) можно скачать не по одному, а сразу пачкой.
Совет. что даёт эта возможность и кому она полезна, читайте коротко о возможности.
Выгрузить список в Excel
- В меню слева нажмите «Подписи» и откройте вкладку «Подписи».
- Если нужен не весь список, настройте фильтры над ним: строка поиска, «Дата создания», «Дата подписания», «Тип подписи» и «Статус подписи» (как работают фильтры).
- Нажмите «Выгрузить в EXCEL» справа над списком. Браузер сохранит файл.
Кнопка «Выгрузить в EXCEL»
Совет. в файл попадают только документы, которые подходят под выбранные фильтры и поиск. Чтобы выгрузить всё, очистите фильтры.
Что в файле
Одна строка это один документ. Колонки:
- «Название» документа;
- «Компания», от имени которой отправлен документ;
- «Создан», «Открыт» (когда подписант открыл документ), «Заполнен и отправлен» и «Подписан»: даты этапов;
- «Подписант внешней стороны»: Ф.И.О. подписанта, для документов с простой подписью;
- «Ссылка»: ссылка на подписанный документ. Она есть только у подписанных документов.
Скачать подписанные ПЭП одним архивом
- В меню слева нажмите «Подписи» и откройте вкладку «Подписи».
- В фильтре «Тип подписи» выберите «ПЭП». Без этого кнопка архива неактивна.
- При необходимости сузьте список другими фильтрами: поиском, датами, статусом.
- Нажмите кнопку-иконку архива справа от фильтров. При наведении на неё появляется подсказка: «Не более 100 документов ПЭП одним архивом».
Кнопка архива и подсказка к ней - Пока архив собирается, на экране надпись «Готовим для Вас архив, не закрывайте и не перезагружайте эту страницу!». Дождитесь, когда браузер сохранит ZIP-файл.
Что попадает в архив
- Только подписанные документы ПЭП. Документы, которые ждут подписи или от которых отказались, в архив не попадают.
- Документы с текущей страницы списка, то есть те, что вы видите на экране с учётом фильтров.
- Не больше 100 документов за раз. Если нужно больше, разбейте список фильтром по датам и скачайте несколько архивов.
Примечание. кнопку архива видят те, кому это разрешено группой пользователей. У администраторов она есть всегда, другим группам её включает администратор (группы и права).