Личный кабинет: вход, меню и что где лежит

Личный кабинет DataDoc это рабочее место вашей компании: здесь лежат шаблоны, готовые документы, подписи, карточки контрагентов и файлы. Все сотрудники компании работают в одном общем рабочем пространстве, но каждый видит то, что разрешено его группе.

Этап 1. Вход по приглашению

Обычно в кабинет вас приглашает администратор вашей компании. Если вы создаёте аккаунт сами, смотрите регистрацию; если аккаунт уже есть, вход и восстановление пароля.

1. Откройте письмо «DataDoc: Приглашение» и нажмите «Перейти в личный кабинет».
2. На странице «Добро пожаловать в сервис DataDoc» задайте пароль: введите его дважды.
3. Нажмите «Создать аккаунт». Нажимая кнопку, вы принимаете оферту и даёте согласие на обработку персональных данных.
4. Войдите в DataDoc. Вам будут доступны разделы по правам вашей группы.

Совет: если вы хотите пригласить коллегу сами, внизу левого меню есть пункт «Пользователи» (у некоторых сотрудников он подписан «Пригласить коллегу»). Если пункт серый, приглашать может только администратор.

Этап 2. Меню слева

В меню слева собраны разделы кабинета. Ниже они перечислены в том же порядке, что и на экране.

Не у всех сотрудников меню одинаковое. Администратор компании решает, какие разделы видит каждая группа сотрудников: например, бухгалтерии можно оставить только «Документы» и «Контрагентов». Ещё часть разделов появляется, только когда компания их подключила: «Хранилище файлов», «ИИ-ассистент», виджеты CRM в «Маркетплейсе». Если раздела у вас нет, а он нужен для работы, обратитесь к администратору: кто что видит.

1. «Шаблоны»: всё, из чего создаются документы.

   - «Мои шаблоны»: шаблоны и папки вашей компании.

   - «Шаблоны DataDoc»: библиотека готовых шаблонов, их можно скопировать себе и доработать (шаблон из библиотеки).

   - «Комплекты документов»: наборы из нескольких шаблонов, которые заполняются вместе, одной анкетой (комплекты).

   - «Строгие документы»: унифицированные формы и справки.

   - «Корзина»: удалённые шаблоны, по которым был создан хотя бы один документ.

   - Кнопка «Отправить на подпись» вверху раздела отправляет на подпись готовые файлы (PDF, Word, картинки) без создания шаблона (свои файлы на подпись).

   

2. «Документы»: созданные документы. Вверху раздела три вкладки:

   - «Документы»: полностью заполненные документы и «внешние заполнения», то есть документы, отправленные на заполнение вашему контрагенту (внешнее заполнение).

   - «Подписи»: то же, что пункт меню «Подписи» (ниже).

   - «Многоразовые ссылки»: документы, которые по одной ссылке заполняют и подписывают разные контрагенты. По ссылке для каждого контрагента создаётся свой подписанный документ (мультиссылка).

   

3. «Подписи»: документы, отправленные на подпись или отмеченные для подписи, и их статусы: кто подписал, кто ещё нет (статусы подписей).
4. «Товары и услуги»: ваш каталог позиций с ценами для таблиц в договорах, счетах и актах (товары и услуги).
5. «Контрагенты»: карточки организаций, предпринимателей и людей, с которыми вы работаете. При заполнении документа данные подставляются из карточки контрагента, вручную их вводить не нужно (контрагенты).
6. «Хранилище файлов»: место для ваших файлов и готовых документов, с папками и Корзиной (хранилище).

   

7. «Маркетплейс»: виджеты DataDoc для CRM (YCLIENTS, amoCRM, Битрикс24, Aurumline) и их подключение (плагины для CRM).
8. «ИИ-ассистент»: помощник, который отвечает на вопросы и готовит документы (ИИ-ассистент).
9. «Оплата и Тарифы» (внизу меню): выбор тарифа и оплата банковской картой, счёт для юрлиц. Здесь же:

   - дополнительные услуги (подписи, распознавание, Доксы, запросы в ЕГРН) оформляются через выставление счёта;

   - можно добавить пользователей в текущий тариф;

   - при переходе на улучшенный тариф цена пересчитывается с учётом оплаченного остатка.

   Подробно: тарифы и оплата.

10. «Пользователи» (внизу меню): сотрудники вашего пространства и приглашение коллег (пригласить коллегу).

Этап 3. Шестерёнка справа вверху

Наведите на шестерёнку справа вверху: в меню есть пункт «Профиль». В профиле ваши личные данные, язык, пароль, лимиты и группы. Подробно: профиль.

Этап 4. Что вам доступно

Что вам можно делать, зависит от группы, в которую вас добавил администратор.

• Администраторы: доступно всё, включая настройки пространства и управление сотрудниками.
• Создатели: можно создавать шаблоны и документы, отправлять на подпись и на заполнение.
• Пользователи: можно создавать документы по готовым шаблонам и смотреть данные. Отправлять на подпись обычно нельзя.
• Свои группы компании (например, «Бухгалтерия»): права подобраны под конкретные задачи.

Если вы в нескольких группах, вам доступно всё, что разрешает хотя бы одна из них. Свои группы видны в профиле, в блоке «Группы пользователей».

Если чего-то не видно

Бывает, что коллега видит шаблон или документ, а у вас его нет. Так компания разграничивает доступ. Возможные причины:

1. Папка закрыта для вашей группы. Тогда вы не видите ни папку, ни шаблоны в ней, ни документы, созданные по этим шаблонам.
2. Включено «Видеть только свои документы». Тогда вы видите только документы, которые создали сами.
3. У вашей группы нет нужного права. Например, нет кнопки «Создать шаблон» или «Отправить на подпись».

Если доступ нужен для работы, попросите администратора добавить вас в нужную группу или открыть вам папку. Документ, который прислали вам на подпись по ссылке, откроется независимо от этих ограничений.

Что дальше

• Регистрация в DataDoc и первая настройка
• Вход в кабинет и восстановление пароля
• Мобильное приложение DataDoc
• Профиль: свои данные, пароль, язык и лимиты
• Главные понятия простыми словами
• Путь документа: от шаблона до подписи