Шаблон из файла Word: все этапы

Если договор уже есть в Word, набирать его заново не нужно: файл можно загрузить в редактор. Но загруженный документ пока обычный текст с конкретными значениями (названия, суммы, даты). Чтобы он стал шаблоном, эти значения нужно заменить на переменные. Здесь весь путь на примере договора подряда.

Что вам понадобится

• Файл с документом. Подходит файл Word в формате .docx: при создании шаблона до 5 Мб, кнопкой «Импорт из Word» в открытом редакторе до 10 Мб. Старый формат .doc не поддерживается: сохраните файл как .docx (Word: Файл → Сохранить как).
• Право создавать шаблоны.

Этап 1. Загрузите файл

Есть два пути, выберите любой.

Путь А. Сразу при создании шаблона.

1. На странице «Шаблоны» нажмите «Создать шаблон», затем «Создать шаблон с нуля», затем «Загрузить шаблон в формате .docx».
2. Нажмите «Загрузить» и выберите файл.
3. Введите название шаблона и нажмите «Перейти в редактор».

   

Путь Б. В уже открытом редакторе.

1. Создайте пустой шаблон: «Шаблоны» → «Создать шаблон» → «Создать шаблон с нуля» → «Создать в редакторе».
2. На панели нажмите «Импорт из Word» (значок со стрелкой) и выберите файл.

   

Этап 2. Ответьте на два вопроса

После загрузки появится окно с вопросами. Они нужны, чтобы подготовить правую панель.

1. «Какой тип документа загружен?»: «Договор», «Акт», «Счет», «Соглашение» или «Иной документ».
2. «Кто является изменяемой стороной шаблона?»: «Юридическое лицо», «Индивидуальный предприниматель» или «Физическое лицо». Это та сторона, данные которой будут меняться от документа к документу.
3. Нажмите «Сохранить». Пока ничего не отмечено, кнопка недоступна.

   

Если закрыть окно крестиком, ничего не добавится, а текст на листе останется.

Этап 3. Посмотрите, что получилось

Текст договора перенесён в редактор. Справа появилась сторона с названием по вашему ответу (например, «Физ. Лицо»), а в ней набор типовых полей: ФИО, ИНН, паспортные данные, телефон, email, номер и дата договора и другие.

Эти поля пока не вставлены в текст, поэтому подсвечены красным. Это нормально: вам нужны лишь некоторые из них.

Этап 4. Замените значения на переменные

Для каждого значения, которое должно меняться:

1. Выделите мышью конкретное значение в тексте, например «Петров Пётр Петрович». Выделяйте только само значение, без соседних слов.
2. Нажмите в блоке справа на нужную переменную («Фамилия, Имя, Отчество»): выделенный текст заменится зелёной меткой.

   

3. Повторите для остальных значений: дату замените переменной «Дата подписания», сумму переменной «Сумма договора».
4. Нужного поля нет в готовом наборе? Добавьте его кнопкой «Добавить переменную» и вставляйте так же: выделили, нажали. Можно создать и свою переменную.
5. Если значение встречается в тексте несколько раз (например, ФИО в начале и в подписи), замените каждое.

   

Данные второй стороны (например, подрядчика) пока остались обычным текстом. Чтобы их тоже менять, добавьте вторую сторону кнопкой «Добавить сторону» и разметьте её так же: стороны документа.

На что обратить внимание

• Слова рядом со значением остаются на месте. Если у суммы вы включите «Сумма прописью» в виде «один миллион рублей ноль копеек», удалите слово «рублей» после метки, чтобы не получилось «рублей рублей».
• Формат даты «"01" января 2001 г.» уже содержит кавычки и «г.». Старую дату в тексте заменяйте целиком, вместе с кавычками.
• Пропуски вида «______», «[ФИО]» или «{{поле}}» переменными сами не становятся: поставьте на их место переменную.

Этап 5. Включите приёмы у переменных

Нажмите на метку и на «⋯» над ней. Включите, где нужно, «Дата прописью», «Сумма прописью», «Изменить падеж»: падежи и прописью.

Этап 6. Приведите в порядок оформление

При загрузке оформление переносится не полностью.

Пройдите по шагам:

1. Шрифт. Нажмите в тексте, выделите всё (Ctrl+A) и задайте шрифт и размер, например Times New Roman 12pt. Заголовок сделайте крупнее.
2. Выравнивание. Основной текст по ширине или по левому краю, заголовки по центру. Если в исходнике была красная строка, включите её.
3. Колонтитул. Удалите первую строку, которая пришла из колонтитула Word, и настройте колонтитул заново кнопкой «Колонтитулы».

   

4. Поля страницы. Если в Word были нестандартные поля, задайте их кнопкой «Поля документа».
5. Нумерация. Если вместо «1.1.» видите «а.», переведите пункты в многоуровневый список (кнопка «1.1.»).
6. Таблицы. Проверьте ширину столбцов и границы.

Подробно: текст и оформление шаблона.

Этап 7. Сохраните и уберите лишнее

1. Нажмите «Сохранить шаблон». Появится окно «Сохранить документ?»: «В сторонах есть неиспользованные переменные. При сохранении они будут удалены».

   

2. Нажмите «Сохранить», чтобы убрать красные поля, которые вам не нужны, или «Исправить», чтобы вернуться и вставить нужные.
3. В окне «Шаблон успешно сохранен!» выберите «Продолжить редактирование» или «Перейти в шаблоны».

Этап 8. Проверьте шаблон

1. Откройте шаблон из списка: в форме остались только поля, которые вы вставили.

   

2. Заполните их и нажмите «Предпросмотр»: проверьте сумму прописью, дату, ФИО.

   

3. Скачайте PDF и сравните его с исходным файлом: заголовки, абзацы, таблицы, номера страниц.

Если хотите, чтобы поля расставил сервис

В редакторе есть кнопка «Импорт через AI»: она загружает файл и сама находит в тексте места, которые меняются от документа к документу. Как ею пользоваться: импорт через ИИ.

Что дальше

• Проверка шаблона перед работой
• Создание документа по шаблону: все этапы
• Создание шаблона с нуля: все этапы