Справочник контрагентов, который наполняется сам
Карточки организаций и людей создаются из ваших документов, сервис узнаёт знакомых контрагентов по вашим правилам, а повторы находит кнопка «Поиск дублей». Кому это полезно и как начать.
Заводить каждого клиента в справочник заранее не нужно. Пока вы работаете с документами, DataDoc сам создаёт карточки контрагентов и обновляет их. Вы сами решаете, по каким данным сервис узнаёт «того же» контрагента, а кнопка «Поиск дублей» показывает повторы, чтобы справочник оставался чистым.
Кому это полезно
- Тем, у кого много клиентов. Справочник пополняется из каждого документа, а реквизиты потом подставляются в новые документы одной кнопкой.
- Компаниям, которые работают с филиалами организаций. Каждый филиал можно вести отдельной карточкой.
- Тем, кто работает с частными лицами. Людей можно узнавать по паспорту или ИНН и не склеивать тёзок.
- Тем, кто доверяет только точным реквизитам. Сравнение по названию можно убрать.
Как это работает
- Карточки создаются сами. Когда в документе есть данные стороны, которой ещё нет в справочнике, сервис создаёт карточку: при создании документа в кабинете или из CRM, когда контрагент заполнил данные по вашей ссылке или подписал документ. По умолчанию для организации и предпринимателя нужны ИНН и название, для человека фамилия и имя либо Ф.И.О. целиком.
- Знакомые контрагенты узнаются. Если подходящая карточка уже есть, новая не создаётся: пустые поля дописываются, изменившиеся заменяются. По умолчанию карточку находит совпавший ИНН (у человека паспорт или ИНН).
- Правила видно и можно поменять. На вкладке «Как определяем» в справочнике «Контрагенты» для каждого вида контрагентов указано, без каких данных сторона не попадает в справочник («Должно присутствовать») и по каким данным сервис понимает, что это тот же контрагент («Как определяем»). Правила собираются перетаскиванием, а кнопка «Вернуть базовый набор» возвращает правила по умолчанию.
- Повторы находятся одной кнопкой. Кнопка «Поиск дублей» показывает карточки, которые по вашим правилам считаются одним контрагентом, например две карточки с одним ИНН. Вы переносите недостающие данные в одну карточку и удаляете лишние.
Примечание. новые правила действуют с момента сохранения и обратной силы не имеют.
Как подключить
Справочник «Контрагенты», вкладка «Как определяем» и поиск дублей доступны в кабинете. Менять правила на вкладке «Как определяем» может администратор рабочего пространства, остальные видят настройки без права изменения.