Много документов сразу: из таблицы или из списка контрагентов
Десятки однотипных документов за один раз вместо заполнения по одному: из таблицы Excel или из справочника контрагентов. Кому это полезно и как начать.
Когда один и тот же документ нужен многим организациям или людям, заполнять его по одному долго. В DataDoc общие данные вы заполняете один раз, а данные каждой стороны берутся из таблицы Excel или из карточек контрагентов. За одно нажатие получается столько документов, сколько строк в таблице или отмеченных контрагентов.
Кому это полезно
- Тем, кто оформляет однотипные документы многим. Например, акты или договоры с одинаковыми условиями.
- Компаниям с большим справочником контрагентов. Документы на отмеченных контрагентов создаются без таблицы.
- Тем, у кого данные уже лежат в Excel. Таблицу не нужно переписывать вручную.
Как это работает
- Вы открываете шаблон и заполняете то, что одинаково для всех документов.
- Внизу страницы нажимаете «Массовое создание» и выбираете источник: «Из XLSX» или «Из контрагентов».
Выбор источника для массового создания - Из таблицы. Загружаете файл, где одна строка это один документ, и сопоставляете столбцы с полями документа. Сервис подскажет, каких обязательных полей не хватает. Неполные строки можно отправить на внешнее заполнение: недостающие данные впишет вторая сторона по ссылке.
- Из контрагентов. Выбираете сторону документа и отмечаете контрагентов галочками. Если после подстановки в документе останутся пустые обязательные поля, рядом с контрагентом будет пометка «не хватает данных».
- Нажимаете «Создать документы»: в скобках на кнопке видно, сколько документов получится. Браузер скачает архив, а каждый документ появится на странице «Документы», откуда его можно отправить на подпись, как любой другой.
Кнопка показывает число документов
Совет. если нужно создать много документов по просьбе в чате, это умеет и ИИ-ассистент.
Как подключить
Массовое создание доступно в кабинете: кнопка «Массовое создание» есть внизу страницы заполнения шаблона. Если кнопки у вас нет, обратитесь к администратору вашей организации.