Хранилище файлов и вложения документов: что это, как считается место, какие лимиты
Чем Хранилище файлов отличается от вложений документов, что занимает место и что нет, как влияют удаление и Корзина, сколько места даётся, где смотреть остаток, что будет при заполнении и как увеличить объём.
Место в DataDoc считается в двух частях: Хранилище файлов и вложения документов. Это разные вещи: в Хранилище вы сами кладёте файлы, а вложения появляются сами, когда к документам прикладывают файлы и когда документы подписывают. Ниже по порядку: что это, как считается место, какие лимиты и что делать, когда место заканчивается.
Что такое Хранилище файлов
«Хранилище файлов» это раздел в меню слева, похожий на папку на компьютере. В нём лежат файлы вашей организации: договоры, сканы, приложения, готовые и подписанные документы из DataDoc.
- Файлы туда попадают, только если их положили вы или ваши коллеги: кнопкой «Загрузить файлы» или кнопкой «Отправить в Хранилище» в окне готового документа.
- Файлы раскладываются по папкам, для каждой папки можно выбрать, какие группы сотрудников её видят: папки и доступ.
- Удалённые файлы попадают в Корзину и лежат там 10 дней: загрузка, действия с файлами и Корзина.
- Работать с Хранилищем могут сотрудники, у чьей группы включена строка «Доступ в хранилище» в правах: группы и права.
Что такое вложения документов
Вложения это файлы, которые сервис хранит вместе с документами. Отдельного раздела для них нет: они лежат внутри самих документов. Во вложения входят:
- файлы, которые ваши сотрудники прикладывают к документу, например сканы или фотографии к документу на подпись;
- файлы, которые клиенты и контрагенты прикладывают сами, когда заполняют или подписывают документ по ссылке;
- сами подписанные документы с простой (ПЭП) и усиленной (УКЭП) подписью.
Чем Хранилище отличается от вложений
| Хранилище файлов | Вложения документов | |
|---|---|---|
| Что это | Ваш архив файлов в разделе «Хранилище файлов» | Файлы внутри документов и сами подписанные документы |
| Как туда попадают файлы | Вы загружаете их сами или отправляете готовый документ в Хранилище | Автоматически: когда к документу прикладывают файл и когда документ подписан |
| Где видно | В разделе «Хранилище файлов», по папкам | В самих документах и на странице «Подписи» |
| По умолчанию | Не подключено | 100 МБ бесплатно |
Если подписанный документ отправить в Хранилище кнопкой «Отправить в Хранилище», туда кладётся его копия. Копия занимает место в Хранилище, а сам подписанный документ продолжает учитываться во вложениях.
Как считается занятое место
Учитывается:
- в Хранилище: размер всех файлов во всех папках, в том числе в папках, которые конкретному сотруднику не видны;
- в Хранилище: файлы в Корзине. Удалённый файл занимает место, пока лежит в Корзине (10 дней) или пока администратор не удалит его навсегда;
- во вложениях: все файлы, приложенные к документам сотрудниками и клиентами, и все подписанные документы ПЭП и УКЭП.
Не учитывается:
- шаблоны;
- документы, которые созданы, но не подписаны и к которым не приложены файлы;
- справочники: контрагенты, товары и услуги.
Как освобождается место:
- В Хранилище место освобождается, когда файл удалён окончательно: администратор нажал «Удалить навсегда» или «Очистить корзину», либо прошло 10 дней с удаления. Простое удаление переносит файл в Корзину, и место пока не освобождается.
- Во вложениях место освобождается, только когда удаляется сам документ вместе с его файлами. Документ, подписанный обеими сторонами, удалить нельзя, поэтому его место во вложениях остаётся занятым.
Лимиты
Что даётся по умолчанию
- Вложения: 100 МБ бесплатно для каждой организации.
- Хранилище файлов: не подключено. Пока объём не подключён, загружать файлы в Хранилище нельзя.
- По умолчанию Хранилище и вложения считаются отдельно: каждое против своего объёма.
Подключённый объём
- Объём подключается пакетами от 1 ГБ.
- Подключённый объём общий: в него входят и Хранилище файлов, и вложения. Например, при объёме 1 ГБ можно занять 700 МБ файлами в Хранилище и 300 МБ вложениями.
- Бесплатные 100 МБ для вложений к подключённому объёму не прибавляются: вместо двух отдельных лимитов действует один общий.
- Если у вашей организации к моменту перехода на эти правила уже были файлы в Хранилище, объём подключён автоматически: сколько было занято (Хранилище и вложения вместе) плюс 100 МБ сверху. Если Хранилище было включено раньше, ваши лимиты не уменьшены.
Где посмотреть остаток
- Наведите на шестерёнку справа вверху и откройте «Профиль».
- Справа вверху в карточке с полосками найдите строки места. Если объём не подключён, строк две: «Хранилище файлов» и «Вложения документов (бесплатно)».
Хранилище и вложения в профиле: две строки - Если объём подключён, строка одна: «Занято: Хранилище и вложения … из … ГБ».
Общий объём в профиле: одна строка - То же видно вверху страницы «Хранилище файлов», справа: сколько занято и сколько доступно, например «Занято (Хранилище + вложения) 43,6 КБ из 1 ГБ».
Что будет, когда место закончится
Вложения. Пока занятое место не дошло до лимита, файлы прикладываются как обычно. Когда лимит достигнут, новые файлы к документам приложить нельзя:
- сотрудник увидит сообщение «Место для вложений закончилось…»;
- клиент, который заполняет документ по ссылке, увидит «Не удалось приложить файл: у отправителя документа закончилось место для вложений».
Хранилище. Файл загружается, только если он целиком помещается в свободное место. Если не помещается, загрузить его не получится, пока вы не освободите место или не увеличите объём.
Если объём Хранилища не подключён, в разделе «Хранилище файлов» будет сообщение «Объём Хранилища файлов не подключён», а кнопка «Загрузить файлы» станет неактивной. Файлы, которые уже лежали в Хранилище, остаются доступны: их можно открыть, скачать и удалить.
Как увеличить объём
- Обратитесь в поддержку или к своему менеджеру DataDoc и скажите, сколько места нужно. Объём подключается пакетами от 1 ГБ.
- После подключения в профиле вместо двух строк появится одна: «Занято: Хранилище и вложения … из … ГБ». Кнопка «Загрузить файлы» в Хранилище станет активной.
Как освободить место
- Удалите ненужные файлы из Хранилища.
- Попросите администратора очистить Корзину (кнопки «Удалить навсегда» или «Очистить корзину»). Пока файлы лежат в Корзине, они занимают место.
- Если хотите хранить копии подписанных документов у себя, настройте их автоматическое сохранение на Яндекс.Диск: копии на Яндекс.Диске.
Сводка
| Вопрос | Хранилище файлов | Вложения документов |
|---|---|---|
| Сколько по умолчанию | Не подключено | 100 МБ бесплатно |
| Подключённый объём | От 1 ГБ, общий с вложениями | Входит в общий объём |
| Учитывается Корзина | Да, 10 дней или до удаления навсегда | Корзины нет |
| Когда место закончилось | Новый файл не загрузить | Новый файл к документу не приложить; документы создаются и подписываются |
| Где смотреть | Профиль и верх страницы «Хранилище файлов» | Профиль |
| Как увеличить | Через поддержку или менеджера | Через поддержку или менеджера |
Частые вопросы
Я ничего не загружал в Хранилище, а место для вложений почти закончилось. Почему?
Во вложения входят подписанные документы и файлы, которые прикладывают клиенты при заполнении и подписании по ссылке. Они учитываются автоматически, даже если в Хранилище пусто.
Документы перестанут подписываться, если место закончилось?
Нет. Создание, отправка и подписание работают как обычно. Нельзя только прикладывать новые файлы к документам и загружать новые файлы в Хранилище.
Я удалил файлы, а свободного места не прибавилось.
Удалённые файлы лежат в Корзине 10 дней и всё это время занимают место. Попросите администратора удалить их навсегда или очистить Корзину.
Сколько весит один приложенный файл?
Каждый файл, который прикладывают к документу при отправке на подпись, может быть размером до 10 МБ.
Можно ли подключить место только для вложений?
Подключённый объём всегда общий для Хранилища и вложений: им можно пользоваться и так, и так.
Кто видит, сколько занято?
Строки места показаны в профиле. Корзину и кнопки окончательного удаления видят только администраторы рабочего пространства.