Кто что видит: права групп, «только свои документы» и закрытые папки
Три способа скрыть данные от части сотрудников, как закрыть папку с шаблонами и почему коллеге может быть не виден документ.
В одном рабочем пространстве работает много сотрудников, и не всем нужно видеть всё. В DataDoc есть три способа ограничить доступ. Их можно сочетать.
Способ 1. Права группы
Если в таблице прав группы у раздела выключено «Видеть», сотрудник этот раздел не открывает. Например, без «Видеть» в строке «Контрагенты» контрагентов не видно. Как настроить: группы и права.
Способ 2. «Видеть только свои документы»
В таблице прав группы есть строка «Видеть только свои документы». Если включить в ней «Видеть», сотрудники группы видят только документы, которые создали сами. Чужих документов для них как будто нет: ни в списках, ни по прямой ссылке.
- Подходит сотрудникам, которым не нужны документы коллег.
- Действует, если включено хотя бы в одной из групп сотрудника.
- Администраторов не касается: они видят все документы.
Способ 3. Закрытые папки с шаблонами
Закрытая папка нужна, когда часть шаблонов предназначена только для одного отдела, например трудовые договоры для кадров.
- Откройте «Шаблоны» и найдите папку.
- Справа от папки нажмите значок с тремя точками.
- Наведите на пункт «Права доступа»: рядом откроется список групп. Нажатие на группу даёт или забирает у неё доступ к папке.
Меню папки: «Права доступа» и список групп - Закрытая папка получает значок замка.
Закрытая папка со значком замка
Что видит каждая группа:
- выбранные группы: папку, шаблоны в ней и документы, созданные по этим шаблонам;
- администраторы: всё, даже если их группа не отмечена;
- остальные группы: папки и шаблонов нет ни в списках, ни в поиске, прямая ссылка не открывается; всё внутри закрытой папки, на любой глубине, тоже скрыто.
Документы по шаблонам из закрытой папки видят те же сотрудники, что и шаблон. Контрагенты по ссылке на подписание или заполнение по-прежнему открывают свой документ: закрытая папка касается только сотрудников.
Папку, внутри которой есть вложенные папки, закрытые от вас, удалить нельзя. DataDoc подскажет, к кому обратиться.
Почему мне не видно документ, шаблон или папку
Это не ошибка: так компания разграничивает доступ. Возможные причины:
- Папка закрыта для вашей группы.
- У вас включено «Видеть только свои документы».
- У вашей группы нет нужного права. Например, группе «Пользователи» обычно нельзя отправлять документы на подпись.
Что сделать: посмотрите свои группы в профиле и, если доступ нужен для работы, попросите администратора добавить вас в нужную группу или открыть вам папку. Документ, который прислали вам на подпись по ссылке, откроется независимо от этих ограничений.