Хранилище и вложения: все файлы и подписанные документы в одном месте
Что такое Хранилище файлов и вложения, сколько места бесплатно, как считается место и как его увеличить.
В DataDoc можно держать не только шаблоны и документы, но и все файлы, которые нужны для работы с клиентами: сканы, приложения к договорам, подписанные документы. Всё лежит в одном месте, в вашем личном кабинете, и доступно с любого устройства. Не нужно искать файл по почте, в мессенджерах и на разных компьютерах.
Кому это полезно
- Тем, кто прикладывает файлы к документам. Сканы и приложения к договорам лежат в кабинете, рядом с документами.
- Компаниям, где клиенты присылают файлы. Клиент прикладывает их сам, когда заполняет или подписывает документ по ссылке.
- Тем, кто хочет свой архив внутри сервиса. Папки с выбором, кто их видит, и Корзина на случай ошибки.
Что такое Хранилище и что такое вложения
Место в DataDoc считается в двух частях:
- «Хранилище файлов»: раздел в меню слева, куда вы сами загружаете файлы и складываете готовые и подписанные документы. Файлы раскладываются по папкам, их можно скачать, переименовать, переместить и удалить. Подписанный документ отправляется в Хранилище кнопкой «Отправить в Хранилище» в его окне.
- «Вложения»: файлы, которые ваши сотрудники прикладывают к документам; файлы, которые клиенты и контрагенты прикладывают, когда заполняют или подписывают документ по ссылке; сами подписанные документы с ПЭП и УКЭП.
Как считается место
- Вложения: 100 МБ бесплатно. Подписанный документ с картинками может весить несколько мегабайт.
- Хранилище файлов по умолчанию не подключено. Чтобы загружать туда файлы, нужно подключить объём.
- Подключённый объём общий. В него входят и Хранилище файлов, и вложения. В профиле тогда одна строка: «Занято: Хранилище и вложения … из … ГБ».
- Корзина тоже занимает место. Удалённые файлы лежат в Корзине 10 дней и всё это время считаются в занятом месте. Вернуть файл из Корзины может администратор.
Сколько занято, видно в профиле справа вверху и вверху страницы «Хранилище файлов».
Что будет, когда место закончится
- Если вложения заняли 100 МБ, новые файлы к документам приложить нельзя. Документы при этом создаются и подписываются как обычно: ограничение касается только новых вложений.
- Если объём Хранилища не подключён, кнопка «Загрузить файлы» неактивна. Файлы, которые уже лежали в Хранилище, остаются доступны: их можно открыть, скачать и удалить.
Как подключить и увеличить
- Объём подключается пакетами от 1 ГБ. Обратитесь в поддержку или к своему менеджеру DataDoc.
- После подключения объём становится общим для Хранилища файлов и вложений.
Общий объём в профиле - Освободить место можно, удалив ненужные файлы и очистив Корзину.