Контрагенты в документе: подстановка и автоматические карточки
Как заполнить сторону документа из карточки одной кнопкой и как справочник наполняется сам по мере работы.
Подставить контрагента в документ
- Откройте страницу заполнения документа и перейдите на вкладку нужной стороны («Продавец», «Покупатель», «Заказчик» и так далее). Если вверху стороны спрашивают организационно-правовую форму (ООО или ИП), сначала отметьте её: без этого поля организации не появятся.
- Нажмите «Заполнить из карточки».
- Выберите вкладку «Юр. Лицо», «ИП» или «Физ. Лицо» и найдите контрагента: поиском по ИНН или названию, сортировкой «Создан».
Выбор контрагента из списка - Нажмите на строку: поля стороны заполнятся.
- Вместо кнопки появится строка «Заполнено из карточки» с названием контрагента и переключатель «Обновить данные в карточке». Если вы поправили реквизиты в документе и хотите, чтобы изменения попали в справочник, включите его: при создании документа карточка обновится. По умолчанию переключатель выключен.
Строка «Заполнено из карточки» и переключатель
Если в карточке не хватает данных (например, не указан руководитель), эти поля в документе останутся пустыми: впишите их вручную, а при желании включите «Обновить данные в карточке».
Карточки создаются сами
Заводить каждого контрагента заранее не нужно. Когда в документе указаны данные стороны, которой ещё нет в справочнике, сервис сам создаёт карточку. Это происходит:
- когда вы создаёте документ в личном кабинете или из CRM (скачивание, печать, отправка на подпись и другие действия);
- когда контрагент заполнил свои данные по вашей ссылке (внешнее заполнение), подписал документ простой подписью или по мультиссылке;
- при подписании квалифицированной электронной подписью.
Карточка создаётся, если в документе есть нужные данные. По умолчанию это:
- для организации и предпринимателя: ИНН и название;
- для человека: фамилия и имя либо Ф.И.О. целиком.
Если подходящая карточка уже есть, новая не создаётся: пустые поля карточки дописываются, а изменившиеся значения заменяются новыми. По умолчанию карточку находит совпавший ИНН (у человека паспорт или ИНН), даже если название или фамилия изменились. Карточки создаются и обновляются и для второй стороны, и для стороны, которую заполнили вы сами.
Проверить можно в разделе «Контрагенты»: новые карточки видны вверху списка при сортировке «Создан». Люди попадают на вкладку «Физические лица».
По каким данным сервис создаёт карточку и узнаёт знакомого контрагента, администратор настраивает на вкладке «Как определяем»: как сервис узнаёт контрагента.