Главные понятия простыми словами

Если запомнить эти слова, остальное в сервисе станет понятным.

Шаблон и всё, что в нём

• Шаблон: заготовка документа с пустыми полями. Готовые шаблоны лежат в библиотеке «Шаблоны DataDoc», свои вы храните на странице «Мои шаблоны». По одному шаблону можно создать сколько угодно документов.
• Переменная: место в тексте шаблона, которое каждый раз заполняется по-новому: фамилия, дата, сумма, адрес. В редакторе переменная видна как цветная метка, а при создании документа превращается в поле для ввода. Подробно: переменные.
• Сторона: участник документа со своим набором данных: Заказчик и Исполнитель, Продавец и Покупатель. У каждой стороны свои переменные, а при заполнении своя вкладка. Подробно: стороны документа.
• Редактор шаблона: страница, где вы набираете текст шаблона, оформляете его и расставляете переменные. Открывается при создании шаблона или по пункту «Редактировать».

Документ и что с ним бывает

• Документ: то, что получается, когда поля шаблона заполнены. Все созданные документы собраны на странице «Документы».
• Предпросмотр: показ готового документа с вашими данными до того, как вы его скачаете или отправите.
• Массовое создание: когда из одного шаблона сразу получается много документов: по таблице Excel или по списку контрагентов. Подробно: массовое создание.
• Внешнее заполнение: когда вторая сторона сама вводит свои данные по ссылке.

Справочники и файлы

• Контрагент: организация или человек, с которым вы заключаете договор. Их данные хранятся в справочнике «Контрагенты» и подставляются в документы одним нажатием. Подробно: заполнение из карточки.
• Каталог товаров и услуг (раздел «Товары и услуги»): список того, что вы продаёте. Позиции из каталога выбираются в таблицу договора, счёта или акта.
• Хранилище файлов: место в кабинете для файлов и готовых документов, с папками и Корзиной.

Подпись

• Подпись: подтверждение того, что человек согласен с документом и подписал его. В списках документов подписи отмечены значками: и .
• ПЭП (простая электронная подпись): код для неё приходит подписанту по СМС или в мессенджер MAX.
• УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись): подпись по сертификату.
• Подписант: человек, который подписывает документ.
• Сертификат (ЭЦП): электронная подпись, выданная аккредитованным удостоверяющим центром; нужна для УКЭП.
• КриптоПро: программа для работы с электронной подписью на компьютере; нужна для УКЭП.
• Мультиссылка (многоразовая ссылка): одна ссылка или QR-код для подписи или заполнения многими людьми.
• Факсимиле: картинка подписи или печати в шаблоне. Это не электронная подпись. Подробно: факсимиле.

Как это связано

Вы выбираете или создаёте шаблон, заполняете поля (сами или просите контрагента), получаете документ и отправляете его на подпись или скачиваете. Весь путь по шагам: путь документа.