Как DataDoc повлиял на работу всей команды креативного агентства RGBY

Рассказываем, как умный конструктор DataDoc изменил распределение обязанностей в команде RGBY, а также повлиял на упрощение и полную автоматизацию взаимодействия с внешними подрядчиками.

Документооборот RGBY до внедрения сервиса DataDoc

Штат агентства состоит из 24 сотрудников, многие задачи отдаются внештатным специалистам и партнерам в рамках каждого проекта. На каждого исполнителя создаются документы, как правило, это договор с четко прописанными обязанностями и акт о выполнении работ. С каждым заказчиком тоже подписывается ряд документов.

У агентства наблюдалось несколько трудностей в работе:

1. Много людей задействовано в формировании документации

Поскольку все документы на каждого исполнителя и заказчика оформлялись в едином файле, руководителям проектов приходилось регулярно их перепроверять. Документы проходили через множество рук, что существенно замедляло рабочий процесс. Время, которое уходило на их обработку, можно было бы гораздо эффективнее использовать для решения более важных задач.

До того как DataDoc стал частью рабочих процессов, продюсеры самостоятельно готовили все документы для своих проектов, взаимодействуя с заказчиками и исполнителями. Бухгалтеры и юристы тщательно проверяли эти документы, а руководители осуществляли контроль над документооборотом и проводили дополнительные проверки. В результате в этот процесс было задействовано множество сотрудников.

2. Нежелание исполнителей переходить на электронный документооборот

Команда RGBY заметила, что фрилансеры и внештатные сотрудники в проектах часто не стремятся оптимизировать рабочие процессы на длительный срок, предпочитают сосредоточиться на текущих задачах. Чтобы индивидуальному предпринимателю запустить полноценный электронный документооборот, ему нужно несколько раз сходить в банк для организации процесса. С учетом того, что креативная индустрия во многом работает онлайн, многие просто не готовы на какие-то действия в офлайне, даже если это в дальнейшем упростит им всю операционную деятельность. 

«В работе с молодыми специалистами мы нередко сталкиваемся с тем, что исполнитель не хочет разобраться как работает система налогообложения и документооборот. И чаще всего это наша проблема, а не их.» — комментирует Лонг Нгуен, руководитель отдела продюсеров RGBY.

Агентство сотрудничает с множеством подрядчиков в области креатива, и среди молодых специалистов при оформлении документов часто встречаются два противоположных подхода:

1. Некоторые молодые профессионалы проявляют чрезмерную подозрительность и категорически отказываются от документального взаимодействия. Они опасаются, что компания может использовать документы в своих интересах и таким образом манипулировать ими в процессе работы.
2. Другие креативные фрилансеры совершенно не интересуются вопросами документооборота и не стремятся разобраться в них. Их волнует получение оплаты за свои услуги в полном объёме и в срок. Все остальные аспекты, такие как подписание договоров, оформление актов выполненных работ и другие документы, им не очень важны.

Агентство самостоятельно уведомляет исполнителей о финансовых выплатах, создаёт инструкции и отчёты, следит за заполнением актов и даже может готовить их за исполнителей. Всё это, в конечном итоге, перекладывалось на плечи продюсеров в рамках проектов, отнимая у них значительное количество времени.

Оптимизация работы всей команды с помощью DataDoc

С сервисом команда RGBY пересмотрела весь процесс работы с документами. С помощью DataDoc все шаблоны были переведены в электронное пространство, а на заполнение документов по всем проектам был выделен один сотрудник.

При найме сотрудника на эту должность, кандидат был проинформирован, что все процессы в части этой обязанности уже автоматизированы, и его обучение работе с сервисом займет пару часов. Еще на этапе трудоустройства у сотрудника не осталось вопросов, формирование документов не отнимает много времени, весь процесс работы отлажен и не требует внешнего контроля руководителя.

Таким образом, сотрудник занимается более важными задачами и коммуникациями с заказчиками и подрядчиками. Но при этом несет ответственность за документооборот. Команде получилось выстроить централизованную работу над документами в новый пайплайн.

«Когда людям не нужно вовлекаться в формирование каждой бумажки, каждого счета при работе над задачей, появляются свободные руки над выполнением непосредственно самих задач. У нас всегда много параллельных проектов, поэтому время сотрудников – ценный ресурс. Мы максимально сняли основную головную боль при работе с документами. Шаблонизация и сервис DataDoc помогли нам упростить формирование документов и их подписание.» — комментирует Лонг Нгуен, руководитель отдела продюсеров RGBY.

Текущие итоги совместной работы

Зафиксируем результаты сотрудничества креативного агентства RGBY с DataDoc. Благодаря автоматизации формирования документов удалось:

1.  Высвободить время сотрудников. Продюсеры проектов, руководители, бухгалтер и юрист больше не тратят время на постоянный контроль документов. Их время стоит дорого, и Datadoc «окупился» просто за счет высвобождения их ресурса.

2. Изменить пайплайн. Конструктор измени целую организационную структуру внутри агентства. Теперь формированием договоров и актов с подрядчиками, фрилансерами и заказчиками занимается линейный продюсер, а все остальные выполняют непосредственную работу в проектах без вовлечения в бумажную волокиту.

3. Упростить документооборот с фрилансерами. Агентство активно продолжает помогать внештатным сотрудникам оформлять документы, чтобы они могли получить оплату за свой труд. Но DataDoc освободил время команды агентства максимально. Сервис Datadoc здесь выступает «инструментом заботы» о подрядчиках, но также экономит ресурсы команды RGBY, так как все документы формируются буквально за 5 минут.

В дальнейшем будем расширять автоматизацию документооборота и продолжать шаблонизировать все, где это возможно. Например, агентство планирует участвовать в новых для себя направлениях и постепенно выходит на тендерные заявки, чтобы реализовывать еще более крупные проекты. Рассматривается возможность перевода части документов для таких заявок в шаблоны в рамках сервиса DataDoc.

Кроме этого, в креативном агентстве RGBY только появляется отдел продаж и еще не выстроена работа с заявками. То есть команда работала над каждым проектом отдельно, ранее никакую CRM-систему не использовала. Задача нового года запустить работу CRM и выстроить работу в связке с конструктором DataDoc. Команда DataDoc продолжает работать над масштабированием автоматизации документооборота и для упрощения бумажной рутины в агентстве RGBY.