Массаж для грудничков "Мяки Жмяки"
Атмосфера в студии полностью соответствовала ожиданиям, за исключением одного аспекта: перед приёмом р...
Как сервис DataDoc помог автоматизировать документооборот в ФК “Зенит-Чемпионика” в городе Рязань
О клиенте
Зенит-Чемпионика – это крупнейшая в России сеть футбольных школ для детей. Представительства школы открываются в самых разных городах страны. Миссия школы – дать возможность каждому ребенку стать частью большой семьи клуба «Зенит» по всей России. Открыть детскую секцию по своему месту проживания можно с помощью франшизы, чем и воспользовался клиент DataDoc Шуктуева Светлана из города Рязань.
Рассказываем, как любовь к футболу привела Светлану в бизнес, а желание роста к автоматизации документооборота и оптимизации бизнес-процессов с помощью сервиса DataDoc.
Бизнес в детском спорте
Светлана с детства любит футбол и болеет за клуб Зенит совместно со своей семьей. Ей хотелось, чтобы юные ребята из родного города могли вырасти в профессиональных футболистов. Она заметила, что ФК «Зенит» предлагает оформить франшизу и организовать свое представительство.
Франшиза дает возможность обучать тренеров специальной методике преподавания от экспертов «Газпром»-Академии, маркетинговую поддержку для привлечения внимания родителей юных спортсменов, бизнес-поддержку на этапе запуска и развития школы, и доступ к наработанной годами базе знаний по всем направлениям развития футбольной коммерческой секции.
На тот момент никто в Рязани ещё не открыл школу от футбольного клуба «Зенит». Необходимо было быстро принять решение о создании детской футбольной секции, чтобы не позволить конкурентам опередить с реализацией этой идеи.
Репутация клуба и серьезное отношение к работе привлекли первых клиентов. По рекомендации знакомых поток желающих записаться становился всё больше.
Итого на данный момент Светлана уже построила свой спортивный комплекс – футбольный манеж и открыла 6 филиалов ФК «Зенит-Чемпионика». Именно с ростом клиентов время сотрудников стало более ценным. Администраторы больше не могли тратить свои ресурсы на заполнение заявлений, договоров, в филиалах просто не хватало рук на бумажную рутину. Так, Светлана обратилась за помощью к команде DataDoc.
DataDoc решает вопрос с документами
Деятельность в бизнесе Светланы можно поделить на два направления: это услуги спортивного клуба, в основном это сдача в аренду футбольного шатра, и работа с детским футбольным клубом «Зенит-Чемпионика», в частности все документы на прием ребенка в секцию.
Поэтому для удобства мы разделили все документы на два типа и сформировали шаблоны под каждое направление.
С арендой шатра все просто – заполнялся типовой шаблон на оказание услуг. Клиентами для аренды могут быть как юридические, так и физические лица. Поэтому при настройке шаблонов использовались вариативные блоки, где пользователь выбирает с кем заключается договор: ООО, ИП или физическое лицо, и исходя из этого выбора в итоговый документ подставляется нужный блок с переменными.
С детским футбольным клубом сложнее и документов на каждого клиента заполнять нужно больше. Мы отследили путь клиента, чтобы упростить формирование документов максимально.
«Родители футболистов сначала оставляют заявку, которая падает в нашу CRM-систему YCLIENTS. С помощью виджета DataDoc администратор формирует буквально за 2 секунды заявление, печатает, и родители подписывают все на месте. Далее на основании заявления формируем договор. Все данные внесены еще в заявке и сохранены, поэтому они просто подтягиваются в шаблон договора.» — рассказала на встрече с нами Светлана.
Уточним: конструктор документов DataDoc можно интегрировать в виде виджета в такие CRM-системы, как amoCRM, Битрикс24 и YCLIENTS. Это очень удобно, если вы уже используете данные CRM-системы в своей работе, как Светлана.
С помощью конструктора DataDoc можно создать разные шаблоны документов, настроить переменные части под индивидуальный запрос. В кейсе Светланы при первичном знакомстве с клиентами нужно заявление, и мы создали шаблон. В нем заполняются персональные данные клиента, которые автоматически подтягиваются из CRM-системы YCLIENTS. Поэтому, когда клиент принимает решение остаться с клубом «Зенит-Чемпионика» и нужно заключить договор, данные клиента вводить повторно тоже не требуется.
Это наглядный пример, как из YCLIENTS перетекают в первичный документ все персональные данные клиента, а потом также дублируются в следующие документы без необходимости повторного ввода.
DataDoc также связан со всеми внешними справочниками, поэтому администратор экономит время и при наборе первичного документа. Работает это просто: поля при заполнении документа поддерживают умное автозаполнение. Начинаете вводить наименование органа, выдавшего паспорт или адрес прописки, и система сама подтянет полное наименование или адрес.
Таким образом администратор при заполнении документов:
1. Не сделает ошибок. Нельзя пропустить часть данных, указать больше цифр в номере телефона или серии паспорта – сервис обо всем предупредит.
2. Интуитивно поймет, какие данные нужны в тех или иных полях. Подсказки и выпадающие списки упрощают весь процесс заполнения. Достаточно будет ввести первые символы, и сервис предложит перечень выбора с максимальной точностью.
3. Экономит время за счет автозаполнения многих полей с помощью «умных переменных» администратор тратит минимум времени на ввод данных.
После начала использования конструктора документов DataDoc Владимир сократил время на формировании документов примерно в 13 раз.
Результаты внедрения конструктора документов DataDoc
Автоматизация формирования документов улучшила сразу несколько направлений в бизнесе Светланы:
1. Ранее администраторы тратили на заполнение одного документа в среднем 6-7 минут, а теперь на формирование всех нужных документов уходит до 1 минуты. Так как заявок на аренду шатра и на вступление в ФК “Зенит-Чемпионика” становится все больше, то это огромная экономия времени и ресурсов сотрудников на рутинных операционных процессах.
2. Светлана использует DataDoc, как виджет в CRM-системе YCLIENTS. То есть сотрудники формируют документы для клиентов прямо из заявок в режиме одного окна. Что упрощает весь процесс работы с документами.
3. До появления сервиса DataDoc Светлана посвящала значительное количество времени проверке документов. Ей приходилось обучать администраторов правильному заполнению документации и контролировать, чтобы все данные были внесены корректно. Некоторые документы Светлана заполняла сама, поскольку не могла полностью передать эту задачу другим.
С DataDoc ошибки в документах отсутствуют благодаря «умным полям» и правильным настройкам переменных частей документов. Светлана перестала проверять работу сотрудников и высвободил свое время на развитие более важных бизнес процессов.
4. Так как появилось время, то появились и амбиции расширения. ФК «Зенит-Чемпионика» в Рязани сможет расти без трудностей на работу с администраторами. Уже сейчас при открытии 6-го филиала Светлана потратила примерно 15 минут, чтобы обучить нового сотрудника заполнению документов. Ранее Светлана на то же самое тратила 3 дня и продолжала контролировать документооборот лично.
- Работа внутри привычной CRM-системы YCLIENTS
- Время на документы сократилось в 13 раз
- Обучение администратора с 3 дней сократилось до 15 минут
- Собственник бизнеса — полностью делегировал формирование документов с клиентами администраторам
В ближайшее время Светлана планирует тестировать формат электронного подписания всех документов, чтобы не приходилось печатать макулатуру в большом объеме. Такая функция в DataDoc тоже есть, поэтому переход на следующий этап автоматизации будет таким же быстрым и простым.
Переход на электронное подписание документов помогает открывать новые филиалы без увеличения штата администраторов. Текущие сотрудники смогут получать подписанные документы от клиентов в электронном формате заранее.
Наши школы делают футбольную подготовку и сопричастность к легендарному клубу доступной каждому ребенку, начиная с трех лет. Наши Филиалы представлены в Московском, Октябрьском и Железнодорожном районах. И мы не хотим останавливаться
Светлана, основатель ФК «Зенит-Чемпионика» в Рязани
Проведём онлайн-экскурсию и создадим ваш 1-й документ
Проанализируем бизнес-процессы вашей компании или отдела и покажем работу платформы изнутри за 15 минут.
Вам может быть интересно