DataDoc сократил время на документы в 7,5 раз и сохранил тысячи нервных клеток молодых родителей

Светлана хорошо понимала, что и кто должны быть в «Мяки Жмяки». Она не только сама продолжает помогать детям и их родителям и ведет прием лично, но и занимается всеми бизнес-задачами. Она сама искала администраторов и специалистов, обустраивала пространство и кабинеты, разрабатывала концепцию студии и занимается работой с клиентами.

Для неё важно, чтобы родители чувствовали себя комфортно. Детский массаж должен стать услугой, к которой родители хотят обращаться сами, не воспринимая её как дополнительную проблему. Пространство должно предоставлять родителям возможность отдохнуть и получить необходимую поддержку.

Атмосфера в студии полностью соответствовала ожиданиям, за исключением одного аспекта: перед приёмом родителям приходилось заполнять множество документов. С маленькими детьми этот процесс занимал значительно больше времени, что усиливало усталость и чувство беспомощности у родителей. Но заполнение всех документов – законодательная обязанность, поэтому отказаться от этого процесса невозможно.

Рассказываем, как специалисты DataDoc перевели все документы в цифровой формат и предоставили клиентам центра Мяки Жмяки возможность заранее заполнять нужные бумаги в удобное для них время.

До внедрения умного конструктора DataDoc

В студию детского массажа «Мяки Жмяки» родители приходили для занятий лечебной гимнастикой или массажа. На месте они получали распечатки шаблонов документов и вручную все заполняли.

 Поскольку центр оказывает медицинские услуги, для одного клиента при первом посещении требуется заполнить 5-6 документов. К ним относятся: анкета пациента, договор на оказание услуг, дополнение по выбору услуги к договору, согласие на оказание медицинских услуг для несовершеннолетних, согласие на обработку персональных данных своих и данных несовершеннолетнего ребенка, согласие на фотосъемку и видеосъемку несовершеннолетнего ребенка, а далее могут появляться дополнительные рекомендации с новыми сопутствующими документами и в конце акт по оказанию медицинских услуг.

Представьте, что все это надо заполнить по личным своим и ребенка документам, а на руках у вас маленький ребенок, который уже хочет спать. Или может у вас ребенок уже самостоятельный, но проголодался и требует вашего внимания. Ребенок не умеет и не должен уметь ждать заполнение «бумажек». Светлана сама родитель, поэтому прекрасно это понимает. 

В итоге клиенты отвлекались, заполнение документов затягивалось на десятки минут. Это негативно влияло на первое впечатление о студии, затягивало время ожидания встречи с врачами и часто приводило к тому, что ребенок терял интерес и уставал от долгого ожидания.

Светлана перешла к другому формату оформления пациентов:

«Мы начали заполнять документы руками администратора. Решили, что администратор все заполнит по документам в анкете от родителя, а клиенты спокойно будут ожидать в зоне ресепшн. Просто давали заполненные документы на подписание перед предоставлением услуги. Но даже такой вариант занимал у нас 40 минут. Что критически много в сфере детского развития.»

После этого поняли, что кардинальная оптимизация процесса неизбежна.

После внедрения DataDoc

Можно было автоматизировать процесс так, чтобы сами администраторы на месте заполняли все документы, но делали полный ввод всех данных гораздо быстрее. Мы дополнительно предложили формат электронного подписания.

Раньше родитель приходил в центр, доставал документы и приступал к заполнению всех шаблонов вручную. Теперь родитель может это сделать в домашних условиях, в удобное для него время и без спешки. Это совсем другой более бережный подход к клиентам.

Как это работает:

Шаг 1: Автоматизация шаблонов

Мы взяли все шаблоны у Светланы и перевели их в виртуальный личный кабинет DataDoc. Теперь все документы можно заполнить быстро, все данные клиента сохраняются автоматически в виртуальном личном справочнике, а документы поделены на папки.

Настройка всех документов и оптимизация рабочих процессов заняли 3 рабочих дня. Отдел внедрения DataDoc оперативно вносил изменения в вариативные части документов и учитывал пожелания Светланы. Мы стремились настроить шаблоны интуитивно понятными и удобными для пользования.

Шаг 2: Запись клиента и Анкета

Процесс начинается в момент записи: администратор отправляет родителю ссылку на анкету через DataDoc. Заполнить её можно прямо с телефона в спокойной домашней обстановке. Система берет рутину на себя: подтягивает уже известные данные и предлагает подсказки — например, автоматически определяет орган выдачи паспорта по коду подразделения. В итоге Светлана и её команда получают готовый профиль пациента в справочнике и в один клик формируют полный пакет документов.

Шаг 3: Подписание

Поскольку все данные пациента автоматически подгрузились из анкеты, создание документов занимает меньше минуты рабочего времени администратора. Затем администратор повторно отправляет ссылку клиенту уже со всеми нужными документами на электронное подписание с помощью простой электронной подписью (ПЭП).

«Да, есть клиенты, кто не хочет переходить по ссылкам. Боится мошенников или просто отказывается от новых возможностей. Тогда мы предупреждаем клиента, что время заполнения документов может занять от 30 до 40 минут. Как и в начале нашего пути, такие клиенты все заполняют самостоятельно уже в нашем центре и вручную, но их не более 3%.» — уточняет Светлана. 

Шаг 4: Прием клиента

Поскольку родитель уже подписал документы с помощью простой электронной подписи шагом ранее, и все документы автоматически имеют ту же легитимность, что и бумажные версии, администратор просто встречает клиента и провожает сразу на прием. Никакого ожидания, никаких бесконечных «бумажек». При этом все документы сохраняются в личном кабинете Светланы в сервисе DataDoc. А у пациента они всегда доступны по ссылке.

Дополнительно в повседневной рутине клиенты могут столкнуться с потерей документов, а в конце года обращаются к нам для оформления налоговых вычетов. Эта система позволяет Светлане не терять документы, все хранится в сервисе DataDoc. Конструктор помогает клиентам Светланы не упустить возможность вернуть часть денежных средств за медицинские услуги без сложностей восстановления утерянных документов.

Считаем выгоду от сервиса DataDoc

Давайте посчитаем, сколько времени стали экономить сотрудники и клиенты студии детского массажа «Мяки Жмяки».

На заполнение всех документов руками администратора уходило в среднем 40 минут. Это то время, которое тратили сотрудники студии на работу с документами. Это то время, которое ожидали клиенты с маленькими детьми в зоне ресепшн.

На каждого клиента заполняется 5-6 документов, в каждый нужно дублировать паспортные данные и данные ребенка и контролировать корректность заполнения. В день в студии от 20 до 30 клиентов.

Да, первичный набор документов требуется, как правило, при первом обращении пациента, и в целом в течении дня заполняется документов меньше. Но, как отметила Светлана, чаще всего цикл массажа и занятий лечебной физкультурой начинаются по понедельникам. Многие новые клиенты приходили в студию именно в понедельник, и каждому нужно было составить пакет документов. Эти дни становились неподъемными для администраторов.

Представим, что в понедельник пришло максимум клиентов, и все с первичным обращением. Тогда на документы нужно:

40 минут * 30 клиентов = 1200 минут или 20 часов рабочего времени.

То есть наглядно видно, что даже два администратора не успевали работать в таком режиме при полной загрузке рабочего времени.

Сейчас на формирование документов уходит 5-6 минут. Причем за счет анкеты, половину этого времени тратят сами клиенты, а половину – администраторы.

6 минут * 30 клиентов = 180 минут или 3 часа потратится на формирование всех документов, при этом администратор потратит только 1,5 часа своего рабочего времени.

В результате:

— Умный конструктор документов DataDoc сократил время работы с документами в 7,5 раз.

— Вклад сервиса в заботу о клиентах-родителях студии детского массажа «Мяки Жмяки» – бесценен.

Поток клиентов постоянно увеличивается, поэтому у Светланы уже есть планы открыть еще одну студию своими силами и продать первую франшизу на открытие студии в другом районе Москвы своим партнерам.

У Светланы будет единая CRM-система с разделением на филиалы, с дополнительным юридическим лицом по франшизе у партнеров. Сервис DataDoc тоже адаптирован под использование для нескольких юридических лиц, поэтому дополнительная оптимизация каких-либо процессов не потребуется. А значит клиенты студии детского «Мяки Жмяки» больше никогда не будут тратить свое время и силы на бумажную рутину.