Как центр косметологии «3101 Clinic» автоматизировал документооборот с помощью сервиса DataDoc

Работа вручную

Как только клиника стала принимать первых клиентов, администраторы и врачи стали оформлять стопку документов. Для каждого пациента в медицинских учреждениях заполняется целый пакет документов, поэтому на заполнение бумаг уходило много ресурсов. Какое-то недлительное время клиника продолжала работать в таком режиме: администраторы занимались подготовкой документов, клиенты вносили данные в шаблоны, а врачи составляли согласия и итоги консультаций. 

В работе быстро возникли сложности:

1. Клиенты долго ждали начала приема, что негативно влияло на первое впечатление о клинике. В условиях высокой конкуренции это имеет большое значение. 

2. Администраторы иногда забывали оформить необходимые согласия. В медицинской сфере неполный комплект документов считается серьезной ошибкой, которая влечет за собой штрафы. 

3. Пациенты заполняли документы неразборчивым почерком, что затрудняло перевод информации в электронную систему силами администраторов.

Анна начала поиск среди готовых интеграций внутри CRM-системы YCLIENTS. Она уже использовала для записи пациентов данную CRM-систему, поэтому ей было важно расширить функционал без перехода на какие-то другие сервисы.

Выбор остановился на умном конструкторе документов DataDoc по трем основным причинам:

— сервис интуитивно понятен и прост в использовании,

— специалисты технической поддержки всегда на связи, и любые вопросы решаются оперативно,

— конструктор должен иметь возможность подготовки документов с выбором одного из 2-х юридических лиц клиники.

DataDoc решал все эти задачи, поэтому Анна остановилась на нем. Далее мы совместно с ней перешли к настройке электронного рабочего пространства.

Как работает интеграция DataDoc с YCLIENTS

DataDoc можно подключить в виде готового виджета в YCLIENTS, Битрикс24 и AmoCRM по нажатию одной кнопки  «установить» в магазине интеграций. Мы разработали готовые интеграции с CRM-системами, так как хотим сократить время собственников бизнеса и специалистов внутри компаний на операционной рутине. Предприниматели должны больше уделять внимание сервису, стратегическим задачам, коммуникациям с клиентами, и не тратить свое время на заполнение бумажек. 

Как работает интеграция с YCLIENTS:

Этап 1: Настройка виджета и шаблонов документов

Чтобы оценить возможности конструктора документов DataDoc в тестовом режиме и воспользоваться бесплатным 5-дневным пробным периодом, перейдите на маркетплейс интеграций YCLIENTS и найдите нас по названию или по ссылке. 

Далее по нажатию «Подключить», произойдет установка виджета. После этого с вами свяжется менеджер DataDoc для создания шаблонов документов. Мы бесплатно настроим шаблоны и перенесем их в ваш аккаунт, чтобы вы смогли попробовать сервис в работе. После завершения подготовки менеджер проведет демонстрацию, покажет, как легко создавать документы на основе шаблонов прямо из YCLIENTS или личного кабинета DataDoc, и ответит на все ваши вопросы.

При использовании DataDoc в качестве виджета в CRM-системе данные из полей карточки записи или лида автоматически подставляются в документы в нужном формате. Все действия выполняются внутри карточки, и документ можно сразу отправить на печать.

Если какие-то данные в карточке отсутствуют, их легко заполнить с помощью удобных инструментов. В шаблонах также предусмотрены “умные переменные”, которые помогают пользователю или автоматически заполняют поля на основе уже введенной информации, ускоряя процесс оформления документов.

При этом все персональные данные надежно защищены. Компания DataDoc зарегистрирована, как оператор персональных данных Роскомнадзором. Вся информация хранится на серверах в РФ. 

Этап 2: Настройка в шаблоне уникальных полей для косметологических услуг

 В конструкторе DataDoc можно сделать настройки под индивидуальный запрос и упростить максимально все переменные части договора. В косметологической клинике «3101 Clinic» множество процедур и услуг, пациент часто выбирает комбинацию из нескольких, и все это нужно оперативно внести в документы. 

Мы добавили поля про услуги клиники отдельно. Благодаря интеграции DataDoc c YCLIENTS можно при создании документа выбирать нужные услуги, информацию о которых необходимо подставить в договор. Данные подтягиваются из перечня услуг YCLIENTS. 

В конструкторе DataDoc есть еще одна функция, которая часто актуальна для косметологических клиник. Бывает услуги клиники разделены и оформляются от 2-3 юридических лиц. Например, штатные сотрудники клиники работают от одного юридического лица, а какие-нибудь отдельные внештатные специалисты оформляют свое ИП и работают от своего юридического лица. При этом все записи клиентов в одной CRM-системе и ведутся администраторами клиники.

В таком случае в системе DataDoc можно создавать документы для нескольких юридических лиц. Шаблоны разделены на категории для индивидуальных предпринимателей (ИП) и обществ с ограниченной ответственностью (ООО). При начале формирования документации пользователю предлагается выбрать, для какого лица будет создан комплект документов. Администратор имеет доступ только к этому выбору и может одним кликом отметить нужные документы. Если у Анны появится такая потребность, то технический отдел DataDoc сформирует еще одну папку документов от второго юридического лица. 

Этап 3: Электронное подписание документов

После нескольких месяцев совместной работы Анна активировала новую опцию. Так как бумажные документы отнимают время клиентов, она решила перевести документы в электронный формат с использованием простой электронной подписи.

В DataDoc можно подписывать документы с помощью простой электронной подписи  (ПЭП).

Как это работает:

1. Пользователь создает документ через умный конструктор DataDoc.
2. Клиенту отправляется SMS на ранее указанный номер телефона, в котором содержится ссылка. Перейдя по этой ссылке, можно ознакомиться с самим документом.
3. Клиент подтверждает подписание, а в личном кабинете DataDoc автоматически появляется подписанный документ. У клиента тоже сохраняется доступ к документу по ссылке, и он может вернуться к нему в любое время. 

Такие документы можно в любой момент скачать, и они тоже имеют юридическую силу, аналогичную бумажным.

Все документы в клинике хранятся в бумажном виде, но для удобства пациент их подписывает с помощью ПЭП. Так экземпляры документов клиента всегда остаются в электронном формате, а в клинике после подписания отправляют пакет документов на печать. 

Результаты использования конструктора DataDoc 

Клиника «3101 Clinic» работает еще меньше года, но предприниматель Анна сразу автоматизировала процесс формирования документов. Сегодня буквально в два клика формируется ряд необходимых документов: 

• анкета пациента, 
• договор на оказание услуг, 
• согласие на медицинское вмешательство,  
• согласие на обработку персональных данных, 
• согласие на информирование клиентов о специальных предложениях и электронную рассылку, 
• согласие на фото и видеосъемку, 
• согласие на конкретные процедуры 
• дополнительные соглашения к договору о выбранных услугах и их стоимости
• план лечения пациента, 
• в завершении приема, отдается на подпись акт об оказанных услугах. 

При каждом посещении клиники пациенту нужно оформить и подписать около 10 документов. С DataDoс этот процесс занимает не более 5 минут.

Кроме того у Анны теперь есть гарантия того, что администраторы заполнят полный необходимый перечень документов. Сервис DataDoc создает автоматически все нужное, подсказывает какие данные необходимо ввести и администратору не нужно все это держать в голове.