Центр косметологии «3101 Clinic»
В центре косметологии также уделяют большое внимание сервису для своих клиентов. Сразу после получения...
Как «Стоматологическая клиника Полины Павловой» в Санкт-Петербурге автоматизировала документооборот с DataDoc
О клиенте
Авторская стоматологическая клиника полного цикла под руководством главного врача Полины Павловой, на счету которой сотни успешно пролеченных пациентов. Клиника позиционируется как семейная стоматология с индивидуальным подходом: здесь наблюдаются целыми семьями, начиная с молочного прикуса.
В DataDoc обратился Моисеенко Тимофей, сооснователь стоматологической клиники Полины Павловой в городе Санкт-Петербург. Стоматологическая клиника специализируется на имплантации зубов и оказывает весь спектр услуг от диагностики до полной реабилитации в одной клинике, без необходимости посещения сторонних специалистов.
В стоматологии основное внимание уделяется длительному лечению и восстановлению, поэтому важно оптимизировать временные затраты врачей, администраторов на работу с клиентами. Сразу стало понятно, что можно это сделать за счет сокращения время работы с документацией. Нужно перевести запись клиентов и документооборот в цифровое поле и брать с пациентов только подписи без ожидания заполнения документов.
Рассказываем, как DataDoc в связке с YCLIENTS закрыл потребности стоматологической клиники и автоматизировал все основные процессы с документами.
Поиск решений
Тимофей помог открыть стоматологическую клинику своей супруге, профессиональному врачу-стоматологу с многолетним опытом работы и погрузился в оптимизацию бизнес-процессов. У него есть большой опыт в автоматизации документооборота в сфере HoReCa, потому он думал, что с клиникой тоже не будет никаких трудностей.
Тимофей был удивлен, что все специализированные медицинские сервисы для автоматизации документооборота и записи клиентов стоят очень дорого, а альтернативы практически никто не предлагает. При этом функционал за эти деньги не соответствовал ожиданиям и требованиям современной стоматологической клиники. По мнению Тимофея разработки выглядели устаревшими, а сервисы не проходили юзабилити-тестирования.
Также медицинские системы сталкивались с техническими ограничениями, которые не позволяли, например, работать с медицинскими порталами или выбирать конкретный интервал времени (менее 15 минут) для записи пациента. Недостаток гибкости в этих сервисах также создавал трудности и усложнял работу администраторов.
Таким образом, у Тимофея выработались четкие критерии при поиске решений своих задач:
1. Сервис должен быть современным и интуитивно понятным. У него не должно быть сложных интерфейсов, и любой администратор должен разобраться в нем в течении 1-2 рабочих дней.
2. У сервиса должна быть мобильная версия. В 2026 году у всех есть смартфон, поэтому обязывать сотрудников пользоваться чем-то через определенный рабочий компьютер – это очередное ограничение в процессе работы.
3. Подписка должна быть финансово доступной. Важно ускорить процесс формирования всех документов без увеличения цены услуг для клиента.
У Тимофея была задача оптимизировать максимум по оптимальной цене. Так он расширил свой поиск и выбрал CRM-систему YCLIENTS. YCLIENTS помог освободить Тимофею свое время от рутины, сотрудников — от дополнительных задач, а бизнес — от ошибок. Тимофея все устраивало на момент запуска работы стоматологической клиники. YCLIENTS с точки зрения записи клиентов и систематизации контроля работников справляется отлично.
Следующий шаг – автоматизировать поток медицинских документов. Шаблонов на каждого пациента требуется много. В соответствии с законодательством, каждая клиника обязана создавать, подписывать и сохранять полный комплект документов на каждого клиента при каждом его обращении при разработанном регламенте. Так Тимофей для решения этой задачи нашел сервис DataDoc маркетплейсе интеграций YCLIENTS.
Уточним: у DataDoc есть интеграция с YCLIENTS, поэтому использовать наш конструктор можно прямо внутри карточки лида. DataDoc устанавливается в виде виджета в CRM-систему, все данные в документы подтягиваются из полей карточки лида и справочников товаров и услуг в шаблоны документов.
При повторном визите в клинику данные пациентов будут автоматически внесены в систему YCLIENTS. Достаточно будет нажать на виджет DataDoc прямо в карточке и выбрать нужный шаблон документа. Все данные автоматически подтянутся в документ в нужном формате. Если каких-то данных не окажется в шаблоне, их можно будет быстро внести в формате вопросно-ответной формы.
Благодаря интеграции DataDoc усиливает CRM-систему YCLIENTS и дает больше функциональных возможностей для пользователей. YCLIENTS и DataDoc совместно освобождают клинику от рутины, полностью автоматизируя работу с пациентами. Это охватывает весь процесс — от первой записи до предоставления услуг и подготовки всех необходимых документов. При этом сотрудники клиники освобождаются от бумажной волокиты, что значительно экономит их время.
DataDoc освобождает врачей от бумажных записей
Каждая клиника должна оформлять документы на своих клиентов, и с каждым годом их становится все больше.
Давайте посчитаем сколько потребуется документов при обращении пациента на первичный прием в стоматологическую клинику Полины Павловой. На каждого пациента на входе оформляются 4 типа документа:
— Карта клиента или Анкета о здоровье пациента (в 2 шаблонах),
— ИДС – индивидуальные согласия на консультации и медицинский осмотр,
— Договор об оказании медицинских услуг,
— Согласие на обработку персональных данных (в 2 шаблонах).
Далее пациент проходит на прием, врач записывает жалобы и делает первичный осмотр, назначает дополнительные медицинские исследования. В стоматологии самое популярное исследование – снимки полости рта для детального анализа. Для этого в кабинете пациенту нужно заполнить и подписать еще одно согласие на рентген-диагностику. Дополнительных манипуляций может требоваться больше, тогда на каждое из них составляется отдельное согласие.
После снимков врач делает медицинские заключение и назначает лечение. Это может быть удаление зуба, лечение разными способами и по разным тарифам, дополнительные манипуляции – на каждый вариант нужно распечатать еще по одному согласию пациента на подписание.
«Можно сказать, что на одного пациента заполняется в среднем 10 документов. Представьте, что на старте все оформлялось вручную!»
Тут нужно понять всю боль малого бизнеса в сфере медицины: требуемый документооборот от большой государственной клиники никак не отличается от документооборота небольшой клиники на два кабинета. Малый бизнес вынужден адаптироваться и самостоятельно справляться с колоссальными трудовыми затратами на оформление бумажек.» — комментирует Тимофей.
Поэтому коммерческие клиники борются за освобождение времени на одного клиента. В большой государственной клинике прием может длиться час и оформление всех документов входит в этот тайминг. В бизнесе каждая минута – это деньги, поэтому времени на бумажную рутину нет.
Кроме документов, важно автоматизировать медицинские карты пациентов. В стоматологии их два типа – терапевтическая карта и карта ортодонта. Документы кардинально отличаются, поэтому это два отдельных шаблона. Заполнение их также регламентировано на законодательном уровне.
DataDoc предоставляет возможность не только автоматизировать создание типовых документов, но и разрабатывать интерактивные формы для заполнения сложных и уникальных деловых документов, включая медицинские карты. Поэтому Тимофей перевел все в шаблоны и упростил врачам и этот этап коммуникаций с клиентами.
Поэтому стоматологи должны максимально заниматься лечением пациентов и минимально принимать участие в документации. Конструктор умных документов DataDoc интуитивно понятен каждому пользователю. Некоторые из них администраторы могут заполнить всего за пару кликов, другие заполняют врачи, также отмечая удобство и простоту использования сервиса.
Перспективы развития
У Тимофея есть и дальнейшие планы по оптимизации процессов работы. Один из следующих этапов — перевод плана лечения с индивидуальным коммерческим предложением в автоматизированные шаблоны. Это более трудоемкий документ, на данный момент его по-прежнему заполняют либо сами врачи, либо лично Тимофей.
План терапии и коммерческое предложение необходимы для информирования пациентов о процессе лечения и его стоимости. Это позволяет пациентам четко понимать, какие этапы им предстоит пройти и сколько это будет стоить. Также важно фиксировать текущие цены с указанием срока их действия, так как условия и цены часто меняются и для пациенты не должно быть в этом сюрпризов.
В ближайшее время предстоит также рассмотреть возможность использования простой электронной подписи (ПЭП) для подписания документов. Это тоже важно, так как никто не озвучивает вслух простую проблему — документы в бумажном виде надо где-то хранить и в малой клинике на 2-3 кабинета просто нет для этого места.
В DataDoc есть функциональная возможность использовать ПЭП, и настроить уникальные шаблоны вроде электронных коммерческий предложений. Поэтому как только Тимофей определиться со своими задачами, мы поможем ему оптимизировать и эти моменты.
Результаты
На данный момент с помощью сервиса DataDoc в стоматологической клинике Полины Павловой создано 720 комплектов документов.
Если раньше администраторы печатали все документы и отдавали шаблоны пациентам на заполнение персональных данных, то сейчас они вносят данные в CRM-систему, а в документы все подтягивается автоматически без повторного ввода.
Ранее сотрудники вручную вносили данные, предоставленные пациентами, в документы, что приводило к частым ошибкам в написании фамилий и имён. Теперь процесс верификации происходит единожды, и информация автоматически дублируется во всех необходимых документах без ошибок.
Рукописных документов больше нет — все автоматизировано. Пациенты не тратят больше по 5-10 минут на заполнение всех документов, а администраторы не дублируют это все в электронном пространстве вручную. Все буквально формируется в 2-3 клика и занимает около 5 минут на все, включая печати документов в бумажном виде и подписания со стороны пациента.
Тут стоит отметить, что для обслуживающего персонала задача заполнить шаблоны документов — несложная. Вставить какие-то данные, посчитать столбцы и итоговые суммы услуг для офисного сотрудника стандартная задача. Но врачи все же некомпьютерные люди, они сосредоточены на своей работе с пациентами. Оформление документов для них сложный процесс. Навык формирования документов для них буквально какое-то колдунство, которому у них нет времени и желания обучаться
Проведём онлайн-экскурсию и создадим ваш 1-й документ
Проанализируем бизнес-процессы вашей компании или отдела и покажем работу платформы изнутри за 15 минут.
Вам может быть интересно