Больше документов – меньше времени: как конструктор документов DataDoc помог компании EASY быстро адаптироваться к новым законодательным требованиям

Нужно больше документов, но нет ресурсов

Раньше с каждым клиентом Ирина заключала договор и приступала к работе. На заполнение разработанного шаблона у нее уходило около 30 минут. Документами она занимается сама, поэтому 30 минут рабочего времени на договор для одного клиента – это уже много. Но Ирина всё еще справлялась с этой рутинной частью и не задумывалась над оптимизацией процессов.

Все изменилось, когда вступили поправки в закон о персональных данных ФЗ № 152-ФЗ. Согласно изменениям, с 1 сентября 2025 года согласие на обработку персональных данных должно оформляться отдельным документом, который нельзя будет включать в договоры или анкеты.

Согласие должно быть добровольное и осознанное. Это значит, что уже с сентября нельзя использовать предустановленные галочки в формах на сайте или другие методы автоматического согласия, требуется оформление дополнительных документов по предоставлению услуг.

При этом все шаблоны типовые, разработаны совместно с юристом и автоматизация в такой ситуации — простой и необходимый шаг.

DataDoc экономит время

Несмотря на то, что многие краткосрочные и/или групповые поездки планируются на лето, нельзя сказать, что работа с документами увеличивается в конкретный период в году.

Поездки в языковые школы планируются заблаговременно, запросы поступают все равно равномерно в течении всего года. Поэтому работа с документами ведется непрерывно и не зависит от сезона.

Типов документов у Ирины примерно 20, но одному клиенту требуется определенный набор.

Задачи для команды DataDoc были такими:

— перевести все шаблоны в электронный вид,

— разработать удобные вариативные части в каждом шаблоне,

— настроить шаблоны комплектов документов и разбить их для удобства использования по папкам.

В итоге у Ирины получилось несколько комплектов документов под разный тип услуги. Достаточно один раз ввести персональные данные клиента, и они автоматически подставятся в нужные места документа. В результате формируется один pdf файл, который Ирина либо отправляет на электронное подписание с помощью простой электронной подписи, либо на печать.

При этом внутри ее личного кабинета сохраняются все данные клиентов, и при повторном обращении Ирине вовсе не придется вводить каких-то данных. Достаточно будет только выбрать из внутреннего справочника нужное физическое лицо, и все его данные подтянутся автоматически. 

Например, пришел к ней совершеннолетний для записи на языковой курс – это будет один комплект документов. Если пришел родитель и просит отправить в языковую школу своего несовершеннолетнего ребенка – это другой комплект документов. Если родитель хочет ребенка отправить в зарубежный вуз на обучение – третий комплект. 

Первичную настройку шаблонов провел отдел внедрения DataDoc. Она бесплатна и доступна сразу после регистрации, на настройку комплектов уходит один рабочий день, а после неё уже настроенные комплекты доступны в личном кабинете и на их основе можно создавать неограниченное количество документов.

DataDoc экономит деньги

Ирина решила дополнительно отказаться от печати и хранения части документов в бумажном виде.

Поэтому подключила дополнительную функцию — подписание документов с помощью простой электронной подписи (ПЭП). 

Как это работает: 

Шаг 1: Вы выбираете заранее настроенный шаблон в личном кабинете и в формате вопрос-ответ создаете документ или целый комплект.

Шаг 2: Далее выбираете способ подписание. Если вторая сторона физическое лицо, то вы можете указать его номер и на него придет ссылка, пройдя по которой он сможет ознакомиться с документом и подписать его с помощью простой электронной подписи по смс-коду. Также, если у вас есть усиленная квалифицированная подпись, то со своей стороны вы можете подписать документ с помощью неё.

Шаг 3: На вкладке “Подписи” в вашем личном кабинете сразу после подписания документа вы сможете увидеть статус “Подписан” рядом с ранее отправленным на подписание документом.

Все документы можно также скачать. Такие документы легитимны наравне с бумажными вариантами. 

Многие предприниматели сомневаются будут ли клиенты пользоваться электронным подписанием, не опасаются ли они переходить по ссылкам. Опыт Ирины показывает, что 90% клиентов наоборот приветствуют такую возможность и легко соглашаются оформить все в электронном пространстве.

Так, Ирине можно было отказаться от лишних встреч с клиентами для подписания документов, пропала необходимость печатать все на бумаге. Значит теперь требовалось меньше закупки бумаги, заправки принтера и места хранения всех документов.

«Небольшой процент клиентов все равно не доверяют договору в электронном виде и говорят, что хотят приехать за документами. Мы просто распечатываем в таком случае все сформированные документы в DataDoc и передаем на подпись.

Клиент вправе отказаться от использования электронной версии, поэтому мы, конечно, не препятствуем этому. Люди боятся открывать лишние ссылки от мошенников, их трудно в этом винить. Но таких клиентов от общего числа не более 10%.» — уточняет Ирина. 

Результаты: 

Для Ирины было важно оптимизировать свое личное рабочее время, и DataDoc помог ей с этой задачей:

• Сократили время на оформлении документов в 10 раз. Ирина уже тратила по 45 минут на каждый договор, с новыми документами на оформление документации уходило по 1 часу на одного клиента. С DataDoc на полный комплект документов у нее уходит 5-6 минут. 
• Сократили время клиентов компании EASY. Благодаря электронному подписанию документов клиентам компании EASY не нужно приезжать в офис Ирины и 90% клиентов охотно пользуются такой возможностью. Личные встречи для заполнения документов значительно сократились, что еще больше высвободило времени для Ирины. 

Таким образом, сервис DataDoc помогает Ирине в работе, оптимизирует документооборот и сотрудничество с клиентами, освобождает время на более важные для бизнеса задачи.