Как сформировать положительное отношение к ПЭП в команде?

Почему сотрудники настороженно относятся к ПЭП? 🤔

Каждое нововведение в компании — это вызов для коллектива, и ПЭП не исключение. Преодоление первоначального сопротивления зависит от того, как сотрудники воспримут эти изменения. Часто новые технологии вызывают у людей следующие реакции:

❌ Страх перед сложностью. «Зачем мне ещё одна система? Это точно усложнит работу!» Сложность интерфейсов и боязнь ошибиться — частые причины этого страха.

❌ Скептицизм. «ПЭП внедрят, а через месяц опять всё поменяется, как всегда». Из-за предыдущего опыта с неудачными или не до конца реализованными проектами, сотрудники сомневаются, что система будет стабильной.

❌ Необходимость менять привычки. «Мне и так хватает работы, а теперь еще и новую систему осваивать». Перемены всегда требуют усилий, и многие сотрудники предпочли бы не сталкиваться с ними.

Если вы не учтете эти чувства, ПЭП будет восприниматься как нечто, что только добавит работы, а не улучшит процессы.

Как сделать так, чтобы команда сама захотела использовать ПЭП?

Начните с наглядных примеров пользы 📊

Люди быстрее адаптируются к новшествам, если они видят, как это реально облегчает их жизнь. Не говорите, что система удобная, а покажите на примере, как она экономит время.

📍 Пример:
Раньше для подписания документа нужно было: 🔹Распечатать, подписать вручную, отсканировать
🔹 Дождаться, пока коллеги поставят свои подписи
🔹 Затем отправить и хранить бумажный экземпляр

С ПЭП весь процесс занимает несколько минут:
✅ Документ просто загружается в систему и подписывается за секунды
✅ Подпись подтверждается автоматически
✅ Документ сразу доступен для всех участников процесса, не нужно его пересылать или хранить в бумажном виде

❗ Когда сотрудники видят, как это упрощает их работу и экономит время, они начинают воспринимать ПЭП как решение, а не нагрузку.

Развенчайте мифы о ПЭП ❌

Основной причиной сопротивления является страх перед тем, что новое может быть небезопасным, неудобным или юридически ненадежным. Простой способ избавиться от этих барьеров — развеять мифы

💭 Мифы:

• «Это небезопасно» → На самом деле ПЭП намного безопаснее бумажных документов, так как включает защиту от подделки и автоматическую верификацию.
• «Не имеет юридической силы» → На самом деле электронная подпись имеет полную юридическую силу и признана законодательно.
• «Будет сложно» → Современные сервисы разрабатываются с учётом пользователей, они интуитивно понятны и не требуют специального обучения.

📌 Совет: Организуйте небольшое обучение для сотрудников, где развеете мифы и расскажете об особенностях ПЭП с точки зрения безопасности и удобства.

Дайте время для адаптации ⏳

Не требуйте от сотрудников мгновенного перехода на ПЭП, дайте время привыкнуть. Психологически гораздо легче осваивать новшества, если есть возможность адаптироваться и пробовать их в свободном темпе.

Что поможет:
✔ Введение тестового периода, в котором сотрудники могут пробовать ПЭП, не отказываясь от бумажных документов.
✔ Назначение «цифровых помощников» — сотрудников, к которым можно обратиться за помощью в случае проблем.
✔ Постепенный переход на ПЭП — начните с одного типа документа, чтобы сотрудникам было проще вникнуть.

📍 Пример:
В одной компании сотрудники скептически относились к ПЭП, пока им не дали месяц на параллельное использование бумажных и цифровых документов. Это дало возможность привыкнуть к нововведению, и в итоге сопротивление снизилось. Когда сотрудники почувствовали, что ПЭП упрощает их работу, они стали использовать его активно.

Используйте удобные сервисы 🖥

Негативное отношение может возникать, если выбранная платформа кажется сложной и неудобной. Чем проще и доступнее интерфейс, тем легче будет внедрить ПЭП в рабочие процессы.
Современные сервисы, такие как «Форма» предоставляют:

✅ Мгновенную возможность подписания документов
✅ Хранение всех документов в одном месте, без необходимости управлять бумагами
✅ Интеграцию с другими рабочими системами для упрощения документооборота

Когда сотрудники видят, что новая система не создает дополнительных трудностей, а наоборот, упрощает работу, они охотнее начинают её использовать.

Вывод: Позитивное отношение к ПЭП формируется через опыт, а не приказы

🚀 Покажите на примере, как ПЭП действительно облегчает работу сотрудников, а не усложняет её.
🚀 Развенчайте мифы, которые пугают сотрудников, и покажите реальные плюсы.
🚀 Дайте время адаптироваться к новым условиям, не требуйте мгновенных изменений.
🚀 Выбирайте удобные и понятные инструменты, которые сделают ПЭП естественной частью работы.

Если все эти шаги будут соблюдены, команда сама начнёт воспринимать ПЭП как удобное решение, а не как новую проблему. Сотрудники начнут видеть реальные преимущества в цифровизации и смогут с лёгкостью перейти на новый уровень работы.