# Как сервис узнаёт контрагента: вкладка «Как определяем»

> Когда карточка обновляется, а когда создаётся новая; как настроить правила под свой бизнес, базовый набор и поиск дублей.

Статья базы знаний DataDoc, раздел «Справочники и файлы». Страница: https://datadoc.ru/ru/knowlege/u-kontragenty-opredelyaem/. Обновлено: 2026-11-07. Автор: DataDoc.RU - документы и подписание.
Карта всей базы знаний: https://datadoc.ru/ru/knowlege/llms.txt

Справочник контрагентов наполняется сам, пока вы работаете с документами ([автоматические карточки](https://datadoc.ru/ru/knowlege/u-kontragenty-avto/llms.txt)). Чтобы в нём не копились повторы и при этом не склеивались разные люди и организации, сервису нужно правило: какие данные считать признаком «это тот же контрагент». Это правило видно и его можно поменять на вкладке **«Как определяем»**:

- если ваши контрагенты организации с филиалами, каждый филиал можно вести отдельной карточкой;
- если клиенты частные лица, их можно узнавать по паспорту или ИНН и не склеивать тёзок;
- если вы доверяете только точным реквизитам, можно убрать сравнение по названию.

> **Совет.** **Совет.** что даёт эта возможность и кому она полезна, читайте [коротко о возможности](https://datadoc.ru/ru/knowlege/u-feat-kontragenty/llms.txt).

Менять правила может администратор рабочего пространства. Остальные видят настройки, но изменить их не могут.

## Этап 1. Откройте вкладку

1. Откройте **«Контрагенты»** в меню слева.
2. Перейдите на вкладку **«Как определяем»** рядом с вкладками «Юридические лица», «Индивидуальные предприниматели» и «Физические лица».

![Вкладка «Как определяем»](https://api.forma.today/api/v1/knowledgepublic/files/6190dea8590b56b7ffaa6268b1eda2ba.png)

_Вкладка «Как определяем»_

> **Важно.** **Важно.** изменения действуют с текущего момента и обратной силы не имеют. Карточки, которые раньше не добавились или не обновились, по новым правилам задним числом не изменятся.

## Этап 2. Разберитесь, как устроен раздел

На вкладке три раздела, по одному на каждый вид контрагента. В каждом слева переменные карточки, справа два списка блоков: **«Должно присутствовать»** и **«Как определяем»**. Внутри блока переменные соединяются через **«И»** (нужны все), блоки между собой через **«ИЛИ»** (достаточно одного).

![Раздел «Юридические лица»](https://api.forma.today/api/v1/knowledgepublic/files/1824d07d43c4dc92a3c482455eabc7a4.png)

_Раздел «Юридические лица»_

- **«Должно присутствовать»**: без каких данных сторона документа не попадает в справочник. Например, для юридического лица «Наименование и ИНН» или «Сокращённое наименование и ИНН»: документ без ИНН в справочник не попадёт.
- **«Как определяем»**: как понять, что в документе тот же контрагент, что и в карточке. Блоки пронумерованы: чем выше блок, тем он важнее.

Как проверяется каждая карточка:

1. Берётся первый блок. Если все его переменные заполнены и в документе, и в карточке, решает этот блок: значения совпали — это та же карточка; хотя бы одно не совпало — это не эта карточка.
2. Если какая-то переменная блока не заполнена, блок пропускается и берётся следующий.
3. Если ни один блок проверить нельзя, это не эта карточка.

Не подошла ни одна карточка — создаётся новая. Подошли несколько — обновляются все, которые совпали по самому верхнему блоку. При сравнении не важны заглавные и строчные буквы и лишние пробелы, «ё» и «е» считаются одной буквой. В ИНН, СНИЛС, паспорте и телефоне сравниваются только цифры.

Пример для юридического лица: блок 1 — ИНН, блок 2 — наименование.

| В документе | В карточке | Что произойдёт |
| --- | --- | --- |
| Ромашка, ИНН 111 | Ромашка, ИНН 111 | та же карточка, обновляется |
| Ромашка, ИНН 222 | Ромашка, ИНН 111 | ИНН разные — новая карточка |
| Ромашка, ИНН 111 | Ромашка, ИНН не указан | совпало наименование — та же карточка, ИНН дописывается |
| Ромашка-Плюс, ИНН 111 | Ромашка, ИНН 111 | ИНН совпал — та же карточка, наименование заменяется |

## Этап 3. Измените правила

1. Перетащите переменную слева в нужный блок: она добавится к блоку через «И».
2. Чтобы создать новый блок, перетащите переменную в пустое поле под блоками или нажмите **«Добавить блок»** и перетащите переменную в него.
3. Порядок блоков «Как определяем» меняется перетаскиванием за значок слева от номера.
4. Убрать переменную из блока: крестик рядом с ней. Удалить блок: значок корзины справа.
5. Нажмите **«Сохранить»**.

![Блок «ИНН и КПП» и новый порядок блоков](https://api.forma.today/api/v1/knowledgepublic/files/3a07009ab5a048f273051239f7b04b7e.png)

_Блок «ИНН и КПП» и новый порядок блоков_

Кнопка **«Отмена»** возвращает то, что было сохранено. Кнопка **«Вернуть базовый набор»** подставляет правила, которые действуют по умолчанию: после **«Сохранить»** рядом с названием раздела снова появится отметка «Базовый набор».

В списке можно сохранить не больше 20 блоков, в блоке не больше 10 переменных. Блок без переменных сохранить нельзя: добавьте в него переменную или удалите его. Если в разделе нет ни одного блока «Как определяем», контрагенты этого вида всегда будут создаваться новыми карточками: вкладка об этом предупреждает.

## Типовые настройки

- **Каждый филиал — отдельная карточка.** В разделе «Юридические лица» перетащите в новый блок «ИНН» и «КПП» и поставьте этот блок первым.
- **Не склеивать тёзок.** В разделе «Физические лица» удалите блоки «фамилия и имя» и «Ф.И.О. целиком».
- **Узнавать организацию только по реквизитам.** В разделе «Юридические лица» удалите блоки с наименованием.
- **Не добавлять людей без паспорта.** В разделе «Физические лица» в «Должно присутствовать» оставьте один блок: «фамилия, имя, серия и номер паспорта».

> **Совет.** **Совет.** после изменения проверьте результат на одном документе и откройте справочник: карточка должна обновиться или появиться новая, как вы ожидаете.

## Базовый набор

Пока администратор ничего не менял, правила такие:

| Вид | Должно присутствовать | Как определяем (по порядку) |
| --- | --- | --- |
| Юридическое лицо | наименование и ИНН или сокращённое наименование и ИНН | 1 ИНН · 2 ОГРН · 3 наименование · 4 сокращённое наименование |
| Индивидуальный предприниматель | наименование и ИНН или сокращённое наименование и ИНН | 1 ИНН · 2 ОГРНИП · 3 наименование · 4 сокращённое наименование |
| Физическое лицо | фамилия и имя или Ф.И.О. целиком | 1 серия и номер паспорта · 2 ИНН · 3 фамилия, имя и отчество · 4 фамилия и имя · 5 Ф.И.О. целиком |

## Поиск дублей

1. На вкладке нужного вида контрагентов нажмите **«Поиск дублей»**. Появятся карточки, которые по правилам «Как определяем» считаются одним контрагентом, например две карточки с одним ИНН. Вверху видно, сколько групп и карточек найдено.

![Поиск дублей](https://api.forma.today/api/v1/knowledgepublic/files/7eb6d67141553442d476403635daccfc.png)

_Поиск дублей_

2. Откройте карточки группы, перенесите недостающие данные в одну из них, а лишние удалите ([справочник контрагентов](https://datadoc.ru/ru/knowlege/u-kontragenty/llms.txt)).
3. Повторное нажатие «Поиск дублей» возвращает обычный список.

## Что дальше

- [Контрагенты в документе и автоматические карточки](https://datadoc.ru/ru/knowlege/u-kontragenty-avto/llms.txt)
- [Справочник контрагентов](https://datadoc.ru/ru/knowlege/u-kontragenty/llms.txt)