ПЭП и удалённая работа: как обеспечить удобство и безопасность?

Дистанционная работа давно перестала быть временной мерой — компании всё активнее переводят сотрудников на удалёнку или гибридный формат. Но это несёт новые вызовы: как подписывать документы, не встречаясь лично? Как защитить данные? Как не утонуть в хаосе согласований?

Традиционные способы подписания — бумага, сканы, курьеры — не подходят для удалённой работы. Именно поэтому всё больше компаний переходят на платформы для электронной подписи (ПЭП), которые позволяют оформлять документы за минуты, а не дни.

Но у многих остаются вопросы: насколько это безопасно? Как убедить сотрудников, что ПЭП — не дополнительная нагрузка, а удобный инструмент? Разберёмся, почему без электронной подписи удалённая работа невозможна.

Удалёнка без ПЭП: 5 ключевых проблем

🚧 Затянутое согласование. Чтобы подписать договор, сотрудник должен приехать в офис или отправить бумагу почтой. Это может растянуться на недели.

🚧 Риски утечки данных. Документы пересылают через мессенджеры или личные почтовые ящики, что увеличивает вероятность потери конфиденциальной информации.

🚧 Юридическая незащищённость. Подписи на сканах не имеют силы, а значит, любой договор в таком виде легко оспорить.

🚧 Неразбериха в документах. Файлы теряются в хаосе рабочих чатов и папок на компьютерах, а нужную версию документа сложно найти.

🚧 Дополнительная нагрузка на сотрудников. Нужно тратить время на распечатывание, сканирование, поездки или ожидание подписей.

Результат — замедление процессов, штрафы за ошибки, потерянные сделки и высокий уровень стресса у сотрудников.

Как ПЭП решает эти проблемы?

1. Подписание из любой точки мира

Сотруднику не нужно приезжать в офис — он может подписать документ из дома, кафе или другой страны. Это особенно важно для компаний с филиалами или удалёнными сотрудниками.

2. Юридическая защита

Электронная подпись приравнена к ручной, что гарантирует юридическую силу документов. В отличие от сканов, такой договор невозможно оспорить.

3. Прозрачность и контроль

Система показывает, кто уже подписал документ, а кто ещё нет. Это помогает контролировать сроки и ускорять процессы.

4. Защита данных на уровне банков

Передача документов идёт по зашифрованным каналам, а доступ получают только уполномоченные сотрудники. Это снижает риски утечек.

5. Упрощённое хранение

Все документы хранятся в единой системе, где их легко найти за секунды.

📍 Сервис «Форма» помогает компаниям упростить документооборот и защитить данные, обеспечивая юридически значимые электронные подписи.

Разве ПЭП — это сложно?

У сотрудников могут возникнуть страхи, что внедрение электронной подписи добавит хлопот. Но на практике всё наоборот:

• Не нужно устанавливать сложные программы — большинство сервисов работает в браузере.
• Не нужно разбираться в юридических нюансах — система автоматически применяет нужный формат подписи.
• Не нужно помнить, где хранится каждый документ — вся история подписаний фиксируется автоматически.

Компании, которые перешли на ПЭП, сокращают время согласования в 5-10 раз и снижают расходы на бумагу, почту и хранение.

А как насчёт безопасности?

Один из главных страхов сотрудников — что с цифровизацией придёт «тотальный контроль». Однако ПЭП не о надзоре, а об удобстве.

1. Система фиксирует только факты подписания, но не следит за тем, что делают сотрудники.
2. Распределение прав доступа позволяет видеть документы только тем, кому это нужно.
3. Защита цифровой подписи исключает подделку, в отличие от сканов и бумажных документов.

Сервис «Форма» предлагает гибкие настройки безопасности и обеспечивает полное соответствие требованиям законодательства, что делает его удобным решением даже для крупных компаний.

Вывод: ПЭП — это не просто удобство, а необходимость

Оперативное согласование — документы подписываются за минуты, а не за дни.
Защита данных — вся информация остаётся внутри компании, без рисков утечек.
Юридическая надёжность — документы невозможно оспорить.
Минимизация стресса — сотрудники тратят меньше времени на бюрократию.

Компании, которые игнорируют ПЭП, теряют скорость, деньги и конкурентные преимущества. Остальные — работают быстрее, эффективнее и безопаснее.