Хранение документов в системах электронного документооборота: облако или локальные серверы
При выборе способа хранения документов в конструкторе документов (СЭД) организации ориентируются на специфику деятельности, объёмы данных и требования к безопасности. Рассмотрим два основных варианта: облачное хранение и локальные серверы.
Облачное хранение
Облачные системы функционируют как интернет‑сервисы: документы размещаются в дата‑центрах, а доступ к ним осуществляется через веб‑интерфейс.
Ключевые преимущества:
* Глобальная доступность. Документы доступны из любой точки с интернет‑соединением. Это критично для:
* удалённой работы;
* оперативного предоставления доступа сторонним участникам (партнёрам, контрагентам).
* Оптимизация затрат. Облачные решения исключают расходы на:
* покупку физических серверов;
* обслуживание IT‑инфраструктуры.
Оплата производится по модели подписки, что снижает финансовую нагрузку.
* Гибкость масштабирования. Объём хранилища легко корректируется под текущие потребности без капитальных вложений в оборудование.
Примеры облачных систем:
* «ТурбоКонтракт» — облачная СЭД с конструктором документов. Функционал включает:
* библиотеку готовых шаблонов;
* редактор для создания пользовательских шаблонов;
* коллективный доступ к документам.
* NextDoc — облачное хранилище, которое:
* хранит файлы документов;
* управляет метаданными (описанием документов);
* организует структурированное хранение.
Локальное хранение (on‑premise)
Локальные системы предполагают использование корпоративного сервера внутри инфраструктуры организации.
Основные преимущества:
* Полный контроль данных. Доступ ограничен авторизованными сотрудниками, что критично для:
* работы с персональными данными;
* хранения коммерческой тайны;
* соблюдения отраслевых регламентов (например, в госсекторе).
* Централизация информации. Все документы объединены в единую базу, что:
* упрощает поиск;
* ускоряет обработку запросов;
* снижает риск потери данных из‑за разрозненности источников.
* Настраиваемое резервное копирование. Организации могут:
* определять периодичность создания backup‑копий;
* выбирать носители для хранения (локальные диски, внешние накопители);
* автоматизировать процессы восстановления.
* Автономность от интернета. Доступ через локальную сеть обеспечивает:
* мгновенную загрузку документов;
* работу без зависимости от качества интернет‑соединения;
* устойчивость к внешним сбоям.
Примеры локальных систем:
* «Контур.КЭДО» — система с функциями:
* создания шаблонов документов;
* настройки маршрутов подписания;
* выгрузки подписанных документов в локальный архив компании.
* «Баланс‑2: Клиент ЭДО» — решение для архивного хранения, позволяющее:
* вести архив нескольких организаций и ИП;
* разграничивать документы по подразделениям;
* обеспечивать соответствие требованиям к хранению.
* DataDoc — система, поддерживающая локальное развёртывание с полным контролем над данными.
* создания шаблонов документов;
* хранение и скачивание готовых документов;
* разграничение прав пользоваьелей;
* обеспечивать соответствие требованиям к хранению.
Критерии выбора и безопасность
При принятии решения важно учитывать:
1. Требования к конфиденциальности. Для чувствительных данных (персональные данные, финансовая отчётность) предпочтительны локальные решения или гибридные модели с шифрованием.
2. Бюджет организации. Облачные сервисы снижают начальные затраты, но требуют регулярных платежей. Локальные серверы требуют крупных вложений на старте, но обеспечивают долгосрочную экономию.
3. Объём данных. Для больших массивов документов локальное хранение может быть эффективнее за счёт отсутствия ограничений по трафику.
4. Нормативные требования. Некоторые отрасли (госсектор, здравоохранение) обязывают хранить данные на территории РФ и использовать сертифицированные решения.
Обязательные меры защиты данных:
* Разграничение прав доступа по ролям (администратор, редактор, читатель).
* Двухфакторная аутентификация для предотвращения несанкционированного входа.
* Шифрование при передаче и хранении данных.
* Журналирование действий — фиксация всех операций с документами для аудита.
* Регулярное обновление ПО — устранение уязвимостей и соответствие актуальным стандартам безопасности.
Итог: выбор между облаком и локальными серверами зависит от баланса между доступностью, стоимостью и уровнем безопасности. Для максимальной защиты рекомендуется комбинировать:
* облачные технологии — для оперативного обмена документами;
* локальные серверы — для хранения критически важных данных с ограниченным доступом.
